Образец докладной (служебной) записки о направлении во внеплановую командировку
Служебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок. Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.
Назначение служебного задания
Расшифровывание сути служебного задания,
Отражение в письменном отчете о командировке результатов выполнения задания.
Так же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.
Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.
Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)
Служебное задание (на командировку) составляется при наличии определенных сведений из плана командировок сотруднику. Если работник направляется в командировку внепланово, основанием для оформления командировки служит решение руководителя организации (или уполномоченного на это лица), сформулированного, например, с помощью визы на служебной записке. Чаще всего организации используют унифицированную форму Т-10а.
Отчет о командировке оформляется сотрудником после приезда (графа 11 бланка Т-10а). Помимо отчета о выполнении служебного задания сотрудник организации составляет авансовый отчет.
Авансовый отчет по командировочным расходам в 1С:Бухгалтерии 8.
Евгений 31.03.2010 Комментарии отключены
Как правило, при направлении в командировку работнику выдается аванс на оплату командировочных расходов (проезд, стоимость проживания и прочие расходы). Как выдать деньги под отчет было рассмотрено в предыдущей статье .
По возвращении из командировки работник представляет отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилья, документы о понесенных расходах на проезд и прочих расходах, связанных с командировкой.
Если работник израсходовал не весь аванс, то остаток денег он должен вернуть в кассу предприятия. А если он израсходовал больше, чем ему выдали, то из кассы ему выдается перерасход. В авансовом отчете делается запись о внесенном остатке или выданном перерасходе.
В программе 1С:Бухгалтерия 8 отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет .
В меню Касса выбираем пункт Авансовый отчет :
На панели инструментов открывшегося журнала Авансовые отчеты нажимаем кнопку Добавить .
Откроется диалоговая форма авансового отчета:
В шапке документа в поле Физ. лицо указываем работника, который отчитывается по командировке, а в поле Назначение указываем командировочные расходы .
Переходим к заполнению табличной части авансового отчета. На закладке Авансы указываем расходный кассовый ордер, по которому работнику ранее был выдан аванс на командировочные расходы:
Переходим на закладку Прочее и вводим данные о произведенных командировочных расходах.
В нижней части диалогового окна в поле Приложение вводим количество документов, приложенных к авансовому отчету и количество листов в этих документах.
Должно получиться примерно следующее:
Проводим документ. При проведении документа формируются проводки бухгалтерского учета:
Отчет о командировке
2. Отдел _________________________________________________________________
3. Место командировки _________________________________________________________________
4. Сроки командировки с «___» _____________ 200 __ г. по «___» ______________ 200 __ г.
5. Цель командировки _______________________________________________________________________________
Отчёт о командировочных расходах
Сальдо: Положительное (+______ руб.)
отрицательное (- ______ руб.)
Дополнительная информация (* допускается оформление в виде прилагаемой Служебной записки)
Причины недостижения целей (если таковые имеют место):
Подготовил ________________ /________________/ «___» ___________ 200__ г.
Задание на командировку и отчет о выполненной работе: оформляем правильно
Командировка — это новые впечатления, эмоции, калейдоскоп лиц и информации. Но наряду с положительными моментами сложностей также немало — здесь и стресс, и нелегкие переезды, да и банальное непонимание поставленных задач. Четкое, ясное и документально подкрепленное служебное задание — вот лучший помощник. О том, как правильно его оформить, дабы потом требовать отчет о выполненной работе — сегодняшняя беседа.
По привычке многие, отправляя работника в командировку, ограничиваются приказом. Более "продвинутые" бухгалтеры оформляют еще и смету расходов 1 (или справку-расчет) на служебную поездку. Кстати, о правилах их составления читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" № 112 за 2011 год на стр. 53, 54.
Вроде бы этого и достаточно. "А что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?" — поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных 2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: "Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?", а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п. лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку. Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.
НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" №71 за 2011 год на стр. 49).
Задание на поездку
В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п. ). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.
Другой важный вопрос — кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).
Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см. образец 1).
Отчет о служебной командировке
По завершении поездки "турист" напишет Отчет о выполненной работе (далее — Отчет). Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.
Так, задача-максимум — отразить степень выполнения поставленной задачи, ход проведенных переговоров, результат деловых встреч (какие соглашения заключены, какие еще можно подписать, сделанные предложения и т. п. ), а также экономическую, ценовую (прайсы) и другую (образцы) информацию, которая может быть полезной для родной фирмы.
Срок предоставления Отчета, как правило, устанавливают на одном уровне с авансовым 3. Однако, в отличие от последнего, за просрочку предприятие не накажут. Сам же Отчет, заверенный автографом начальника подразделения, подкалывают к авансовому отчету.
Пришло время перейти к примеру (см. образец 2). Корректируйте его на здоровье — главное, чтобы вам было удобно.
1 Для бюджетников и иже с ними составить смету и ознакомить с ней работника — дело нести (п. 7 р. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж в редакции приказа Минфина Украины от 17. 03. 11 г. №362, далее — Инструкция о командировках). Хозрасчетники используют ее по желанию.
2 Опять же бюджетники при загранкомандировке обязательно составляют еще и техническое задание — п. 1 р. III Инструкции о командировках.
3 О сроках предоставления авансового отчета и санкциях за несвоевременную отчетность по выданным под отчет средствам читайте на стр. 34 текущего номера.
Надеемся, что воспользовавшись нашей консультацией, вы легко составите Задание на командировку, да еще и посоветуете коллеге, как без проблем оформить Отчет о его выполнении.
И помните! Командировки могут утомлять, волновать, добавлять новых впечатлений, но главное их свойство — они скоротечны. И начинается обычная жизнь. Итак, желаем всем командированным относиться к служебным поездкам со всей серьезностью и не забывать получать от них максимум удовлетворения как от смены окружения, так и от повышения профессионального уровня!
Татьяна ВАЛЕНТИНОВА, консультант газеты "Все о бухгалтерском учете "
