Единый реестр доверенностей

Удостоверения, которые были выданы до 29.05.1999 г. нотариусами доверенности подлежали обязательной регистрации в Едином реестре доверенностей, который функционирует с 21 мая 1998 г. За Положением о Едином реестре доверенностей, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины 29.05.1999 г. № 29/5 и зарегистрированным в Министерстве юстиции 10.06.1999 г. за № 362/3655 обязательная регистрация в Едином реестре доверенностей производится относительно доверенностей на право пользования и распоряжение имуществом, в том числе транспортным средством, и регистрация прекращения их действия.

Создание, материально-техническое и технологическое обеспечения функционирования Единого реестра доверенности положены на государственное предприятие - "Информационный центр" Министерства юстиции Украины.

Единый реестр доверенностей - это компьютерная база данных, в которой осуществляется обязательная регистрация доверенностей, которые удостоверены нотариусами на право пользования и распоряжение имуществом, в том числе транспортным средством, а также регистрация прекращения их действия. Эта регистрация есть обязательной. Нотариус обязанный не позднее следующего рабочего дня после удостоверения доверенности представить сведения в Единый реестр доверенностей. Ведомости подаются в форме регистрационной записи, в которой отображено: дату удостоверения доверенности, номер записи в реестре нотариальных действий, срок действия доверенности (дату истечения его действия), серию и номер бланку, на котором удостоверена доверенности.

Если нотариус имеет прямой доступ в Единый реестр через компьютерную сеть, то он имеет возможность вносить регистрационные записи непосредственно в Единый реестр. Если же нотариус не имеет прямого доступа к компьютерной сети Министерства юстиции, то записи в Единый реестр об удостоверении доверенностей вносятся работниками Информационного центра на основании представленной нотариусом письменного заявления.

Журнал доверенностей через Access

Прочитал у Владимира Гринько 1 и 2 статьи про журнал доверенностей в Excel. Есть в нем ряд преимуществ, но есть и недостатки.

Самым большой недостаток журнала доверенностей Microsoft Excel – это гиперссылки. Владимир предлагает создать систему папок под электронный журнал учета доверенностей. В каждой папке будут находиться проекты, оконченные версии и скан копии доверенностей. В сам журнал доверенностей Владимир предлагает вставлять гиперссылки на необходимые документы. В случае изменения местонахождения самого файла придется менять и ссылку в журнале доверенностей.

Использование журнала (реестра) доверенностей с помощью Microsoft Acces решает эту проблему. Поэтому предлагаю использовать программу Microsoft Acces для ведения реестра доверенностей.

Ниже приведено описание создание подобного журнала на примере Microsoft Acces 2010:

Определимся, что наш журнал будет содержать: № доверенности, дату ее выдачи, дату истечения срока действия, краткое содержание, кем выдана, кому выдана, статус доверенности, сама доверенность и сопутствующие документы в виде вложений.

1) Открываем Microsoft Acces и создаем новую базу данных. Сразу же появляется таблица, в которой создаем столбец с номером доверенности. Для этого нам потребуется щелкнуть по надписи “Щелкните для добавления”, добавить текстовый столбец и указать его наименование (н-р: № доверенности).

2) Создаем столбцы с датой выдачи и датой истечения срока доверенности. Для этого необходимо щелкнуть по соответствующей надписи и выбрать “дата и время”.

3) Создаем столбцы “Краткое содержание доверенности”, “Кем выдана” (актуально для управляющий организаций) и “Кому выдана”. Обратите внимание, что поскольку краткое содержание зачастую превышает 140 символов, данный столбец необходимо создавать как “Поле МЕМО”.

4) Для отслеживания статуса доверенностей мы создадим столбец с типом данных “Подстановка и отношение”, который позволит нам выбирать значение из раскрывающегося списка. Порядок создания списка значений смотри ниже.

Добавлю только то, что можно создать список закрытый или же с возможностью добавления новых значений пользователя.

5) Самый интересный столбец “Вложение”. Добавляем его, выбирая тип данных Вложение. Хранить проекты доверенностей, их варианты в формате word  и сканированные копии в папках уже не требуется. Все это вкладывается непосредственно в реестр. Скопировав сам файл журнала, вы получите с ним все реквизиты доверенностей и прикрепленные файлы.

В итоге получаем вот такой журнал:

Главный плюс ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess :

Главный минус ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess:

Прошу оставить свои комментарии по поводу создания и ведения журнала доверенностей с помощью Microsoft Access, а также иного программного обеспечения.

Единый реестр доверенностей

В едином реестре доверенностей содержится информация о доверенностях (в том числе и дубликатах), а также сведения о прекращении их действий.

Любые юридические и физические лица могут получить информацию из этого реестра в форме укороченного извлечения. Для этого необходимо обратиться с соответствующим заявлением к нотариусу (со списком нотариусов можно ознакомиться на нашем портале) или в государственное предприятие «Информационный центр» Министерства юстиции Украины. Форму заявления можно загрузить тут .

Cо списками нотариусов и филиалами государственного предприятия «Информационный центр» Министерства юстиции Украины  можно ознакомиться на нашем портале.

Укороченное извлечение содержит такую информацию:

- регистрационный номер и дату регистрации доверенности (ее дубликата)

- номера и серии специальных бланков нотариальных документов, на которых изложен текст доверенности (ее дубликата) – для доверенностей, удостоверенных в нотариальном порядке

- дату удостоверения доверенности (дата выдачи ее дубликата)

- срок действия доверенности

- номер записи в реестре для нотариальных действий, по которому удостоверена доверенность (выдан дубликат доверенности)

- сведения о лице, которое удостоверило доверенность (выдало дубликат доверенности)

- сведения про удостоверение доверенности в порядке передоверия или сведения о прекращении действия доверенности.

Лица, в отношении которых совершались нотариальные действия, могут получить у нотариуса полное извлечение из реестра. Для этого нужно обратиться с заявлением к нотариусу.

Полное извлечение содержит следующую информацию:

- cведения про доверителя и его представителей. Для физических лиц: фамилия, имя, отчество, идентификационный номер в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов и других обязательных платежей (для представителей – при наличии) или причина его отсутствия. Для юридических лиц: наименование, идентификационный код в ЕГРПОУ или причина его отсутствия

- тип, номер государственной регистрации, серийный номер и описание транспортного средства – для доверенностей по транспортным средствам

- описание недвижимого имущества, достаточный для его идентификации, - для доверенностей по недвижимому имуществу

- номера и серии специальных бланков нотариальных документов, на которых изложен текст доверенности (ее дубликата), удостоверенных в нотариальном порядке

- дата удостоверения доверенности

- срок действия доверенности

- сведения о безотзывности доверенности

- номер записи в реестре для регистрации нотариальных действий, по которой удостоверено доверенность (выдан ее дубликат)

- сведения о лице, которое удостоверило доверенность

- сведения о передоверии

- сведения о выдаче дубликата доверенности

- сведения о прекращении действия доверенности (название, номер и дата выдачи документа, которые есть основанием для прекращения действия доверенности) наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество лица, которое выдало документ – основание для прекращения действия доверенности сведения про нотариуса или другое должностное лицо, которое получило документ – основание для прекращения действия доверенности)

- дополнительные сведения (при необходимости)

- сведения про регистратора

Виды и порядок выдачи доверенностей в Украине

Иллюстрация http://www.inmagine.com/

Любой субъект гражданских правоотношений, как физическое, так и юридическое лицо, наделен комплексом прав и обязанностей. Однако на практике он не всегда способен реализовать свои права или выполнить обязанности лично. В таком случае на помощь приходит институт представительства и такой документ как доверенность. Заключение сделки, представительство интересов в суде, получение товарно-материальных ценностей, грузов, почты, заработной платы, пенсии — вот далеко не полный список действий, которые могут быть осуществлены поверенным. С тем, что собой представляет доверенность, какие виды доверенностей существуют и как они должны быть оформлены разбирался Prostopravo.com.ua.

Представительство и доверенность

Прежде всего нужно сказать, что доверенность свидетельствует о существовании таких отношений между доверителем и поверенным, как представительство. Сутью представительства является возможность осуществления действия одной стороной (представителем) от имени другого лица, которое он представляет, в результате чего гражданские права и обязанности возникают, изменяются и прекращаются непосредственно для того, кого представляют.

Особенностью представительства, основанного на доверенности является то, что представитель не обязан, а уполномочен совершать некие действия от имени и в интересах доверителя. Выдача доверенности является односторонней сделкой, которая зависит исключительно от воли доверителя. Доверенность всегда оформляется в виде письменного документа и предназначена, в первую очередь, для третьего лица, которое из содержания доверенности узнает об объеме и характере полномочий поверенного.

Представитель по доверенности может быть уполномочен на совершение только тех действий, право на совершение которых имеет доверитель. При этом представителю запрещено совершать действия в своих собственных интересах, а также в интересах другого поверенного (за исключением коммерческого представительства).

“К случаям, в которых доверенности не могут быть выданы, также можно отнести: доверенность на совершения сделки, которая в соответствии с ее содержанием может быть совершена исключительно доверителем лично (например, заключение брака, составление завещания, усыновление, заключение трудового договора) доверенность на заключение договора дарения, в которой не указано имя одаряемого. Кроме того, нельзя выдавать доверенности на совершение действий, которые нарушают действующее законодательство, создают угрозу жизни, здоровью третьих лиц. “ - говорит Марина Саенко, адвокат, партнер Юридической компании «Закон Победы».

Пару слов хочется сказать о набившей всем оскомину доверенности на управление транспортным средством. Мы уже выяснили, что поверенный уполномочен совершать юридически значимые действия от имени и в интересах доверителя . Очевидно, что такое действие как управление транспортным средством не может быть совершено от имени кого-то, а только от своего имени. Не говоря уже о том, что предметом доверенности могут быть лишь юридически значимые действия, к коим управление транспортным средством не относится. В то же время, по доверенности можно совершать такие действия с транспортным средством, как постановка его на учет, или, наоборот, снятие с учета, заключение сделки, предметом, которой будет выступать это транспортное средство и т. п.

Таким образом, выдача доверенности на управление транспортным является нонсенсом, а передача транспортного средства в пользование другому лицу должна совершаться на других основаниях (договор аренды транспортного средства, договор имущественной ссуды).

Виды доверенностей

Доверенность может быть генеральной, специальной или разовой. «Генеральная доверенность выдается на совершение широкого круга сделок и юридических действий (например, генеральная доверенность выдается руководителю филиала юридического лица). Специальная доверенность выдается представителю на совершение многих однородных юридических действий (доверенность на представительство в суде, доверенность экспедитора на получение грузов). Разовая доверенность выдается для совершения конкретного действия (например, доверенность на получение заработной платы, подписание конкретного договора).» - рассказывает г-жа Саенко.

Кроме того, различают доверенности, которые выдаются на основании акта юридического лица и доверенности основанные на договоре. А также доверенности, выданные в простой письменной форме и удостоверенные нотариусами.

Форма доверенностей

По общему правилу доверенность должна быть выдана в той форме, в которой, в соответствии с требованиями закона, должна быть совершена сделка, на совершение которой уполномочен поверенный. Так, например, доверенность на заключение сделки купли-продажи недвижимости должна быть удостоверена нотариально. Кроме того, нотариально должна быть удостоверена доверенность, выданная в порядке передоверия.

Исключение составляют доверенности на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей, а также почтовой корреспонденции. Такие доверенности могут быть удостоверены должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении или по месту его проживания.

К нотариально удостоверенным приравниваются :

Доверенности на право участия и голосования в общем собрании, кроме нотариусов и других должностных лиц, которые выдают доверенности, приравниваемые к нотариальным, могут удостоверять регистраторы, депозитарии и хранители.

Нотариусы удостоверяют доверенности в соответствии с Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины (Приказ Министерства юстиции Украины от 03.03.2004г. № 20/5). В доверенности должны быть четко указаны юридические действия, которые надлежит совершить представителю. Даже, если речь идет о генеральной доверенности, целесообразно как можно четче перечислить полномочия представителя.

«В тексте доверенности должны быть указаны место и дата ее составления, фамилия, имя, отчество (полное наименование юридического лица), место проживания (место нахождения юридического лица) доверителя и поверенного, а в необходимых случаях и должность, которую они занимают. В доверенностях на имя адвокатов указывают их статус и членство в адвокатском объединении. Доверенность должна быть подписана доверителем.»- рассказывает адвокат Марина Саенко.

Требования к содержанию доверенностей, выданных в простой письменной форме такие же, как и к удостоверенным нотариально. Доверенности от имени юридического лица должны быть подписаны его руководителем и скреплены печатью. А доверенности на получение денежных средств или материальных ценностей — также главным бухгалтером организации.

Срок действия доверенностей

В доверенности также должен быть указан срок ее действия. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия основной доверенности. Если срок действия доверенности не указан, доверенность считается бессрочной и действует до прекращения ее действия.

Представительство по доверенности прекращается в случае:

В случае смерти доверителя поверенный сохраняет свои полномочия по доверенности для ведения неотложных дел или совершения действий, невыполнение которых может привести к возникновению убытков.

Комментарий эксперта

Марина Са е нко, адвокат, партнер Юридич еской компан ии «Закон Победы »

Как можно проверить подлинность доверенности?

Сведения обо всех нотариально удостоверенных доверенностях и доверенностях на право распоряжения имуществом, удостоверенных должностными лицами исполнительных комитетов сельских, поселковых, местных советов, а также сведения о прекращении их действия заносятся в Единый реестра доверенностей (далее — Реестр), который действует на основании соответствующего Положения, утвержденного Приказом Министерства юстиции № 111/5 от 28.12.2006г. (далее — Положение). Внесение данных в Реестр осуществляется Регистратором (государственные нотариальные конторы, государственные нотариальные архивы, частные нотариусы, которые заключили договор с Администратором (ДП «Информационный центр» Минъюста) и имеют доступ к Единому реестру через информационную сеть Минъюста) по заявлению доверителя.

Любое физическое или юридическое лицо, которое имеет намерение проверить подлинность доверенности, может обратиться к нотариусу с заявлением установленного образца (дополнение 3 к Положению) и получить так называемое сокращенное извлечение из Реестра, в котором будут указаны: номера и серии специальных бланков нотариальных документов, на которых изложен текст доверенности — для доверенностей, удостоверенных нотариусом дата удостоверения доверенности срок ее действия номер записи в реестре регистрации нотариальных действий сведения о лице, удостоверившем доверенность сведения об удостоверении доверенности в порядке передоверия или сведения о прекращении ее действия.

Стоимость такого извлечения у частных нотариусов составляет в пределах 50-100 грн.

Если есть необходимость проверить подлинность доверенностей, выданных другими лицами (от предприятий, главными врачами, начальниками следственных изоляторов и т. п.), которые не внесены в Реестр, это можно сделать путем направления соответствующего запроса в эти учреждения.

Также читайте другие статьи про доверенности на автомобиль на нашем сайте .

Доверенность в деятельности предприятия

ПРИМЕНЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ

Общие положения

Доверенность предназначена для оформления отношений представительства. Согласно ст. 237 ГКУ представительством является правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет.

Согласно ч. 3 ст. 237 ГКУ представительство возникает на основании договора, закона, акта органа юрлица и на других основаниях, установленных актами гражданского законодательства. Из этого следует вывод, что доверенность не может заменить договор, приказ, распоряжение и др. Доверенность вторична по отношению к договору, акту органа юрлица. Это и понятно, ведь сначала предприятие заключает договор с другим предприятием или издает какой-либо распорядительный документ, а после этого возникают отношения представительства по доверенности.

Доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность на совершение сделки представителем может быть предоставлена лицом, которое представляют (доверителем), непосредственно третьему лицу ( ч. 3 ст. 244 ГКУ ). То есть в отношениях с третьими лицами представитель с помощью доверенности подтверждает свои полномочия.

Еще есть такой нюанс. Выбирая представителя, необходимо иметь в виду ч. 3 ст. 238 ГКУ. которая гласит: представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства, а также в отношении других лиц, установленных законом. То есть, например, нельзя чтобы договор подписал от имени обеих сторон один и тот же человек (например, представитель не может от имени предприятия подписать договор, другой стороной которого выступает он сам). Еще представитель не может совершить сделку, которая в соответствии с ее содержанием может быть совершена только лично тем лицом, которое он представляет ( ч. 2 ст. 238 ГКУ ). Например, нельзя вступить в брак по доверенности.

Кому не нужна доверенность?

Согласно ч. 5 ст. 65 ХКУ руководитель предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в органах государственной власти и органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юрлицами и гражданами, формирует администрацию предприятия и решает вопросы деятельности предприятия в пределах и порядке, определенных учредительными документами.

Дирекция (директор) действует от имени общества в пределах, установленных Законом о хозобществах и учредительными документами. Если в хозобществе создан коллегиальный орган - дирекция, то генеральный директор имеет право без доверенности выполнять действия от имени общества. Другие члены дирекции также могут быть наделены этим правом ( абз. 4 и 5 ст. 62 Закона о хозобществах ).

На основании вышеприведенной информации можно заключить, что без доверенности могут обойтись такие лица:

1) представители исполнительного органа (директор, генеральный директор, председатель правления и т. д.)

2) должностные лица, конкретные полномочия которых зафиксированы в уставе или другом учредительном документе*.

* Согласно ч. 1 ст. 57 ХКУ учредительными документами субъекта хозяйствования являются решение о его образовании или учредительный договор, а в случаях, предусмотренных законом, устав (положение) субъекта хозяйствования. Предприятие, если законом не установлено иное, действует на основе устава или модельного устава (ч. 3 ст. 62 ХКУ).

Другим должностным лицам (например, заместителям директора, бухгалтерам, начальникам отделов и т. п.), которые будут действовать от имени предприятия, но полномочия которых не указаны в учредительных документах, без доверенности не обойтись.

Не обойтись без доверенностей и руководителям филиалов и представительств . В ч. 4 ст. 95 ГКУ сказано, что они назначаются юрлицом и действуют на основании выданной им доверенности .

Обратите внимание, ФИО . дата избрания (назначения) и регистрационные номера учетных карточек налогоплательщиков, которые избираются (назначаются) в орган управления юрлица, которые уполномочены представлять юрлицо в правоотношениях с третьими лицами, или лиц, которые имеют право совершать действия от имени юрлица без доверенности . в том числе подписывать договоры, необходимо внести в ЕГР (ч. 2 ст. 17 Закона № 755 ). Можно сказать, что эти данные общедоступные, потому что каждое желающее предприятие может направить соответствующий запрос и получить интересующую его информацию из ЕГР. В случае необходимости представители свои полномочия могут подтвердить, предоставив контрагенту извлечение из устава или выписку из ЕГР . Но с позиции предприятия, с которым взаимодействует представитель предприятия-контрагента без доверенности, лучше все-таки увидеть данные из устава или протокол общего собрания или приказ о назначении директором, чтобы удостовериться в его полномочиях, потому что в случае чего суд обращается именно к учредительным документам (см. например, постановление ВХСУ от 09.10.08 г. № 19/349-20/367 п. 14 письма ВХСУ от 14.12.07 г. № 01-8/973** ).

** Подробнее см. статью Признание сделки ничтожной: как бороться с налоговиками // БН, 2011, № 44, с. 30.

Правовые основы выдачи и содержание доверенности

Согласно ч. 1 ст. 246 ГКУ выдать доверенность от имени предприятия может либо орган предприятия или другое лицо, уполномоченное на это учредительными документами.

В качестве органа предприятия выступает орган, осуществляющий управление предприятием - высший или исполнительный орган (например, директор, правление). Целесообразно в самих учредительных документах прописать, кто имеет право выдавать доверенность и определить круг полномочий, по которым может выдаваться доверенность. Еще в ч. 1 ст. 246 ГКУ сказано, что доверенность должна быть скреплена печатью этого юрлица. Кстати говоря, согласно ч. 1 ст. 238 ГКУ представитель может быть уполномочен на совершение только тех сделок, право на совершение которых имеет предприятие, которое он представляет. То есть нельзя выдать доверенность на осуществление действий от имени предприятия, не предусмотренных в уставе, также при отсутствии соответствующей лицензий и других разрешительных документов на тот или иной вид деятельности (т. е. на осуществление действий, которые не относятся к компетенции предприятия). Например, предприятие - общество с ограниченной ответственностью, которое не является банком или финансовым учреждением, не может выдать доверенность на принятие депозита, потому что само не имеет право заключать депозитные договоры.

Выдача доверенности является одностороннией сделкой, поэтому согласно ч. 3 ст. 202 ГКУ в общем случае она может создавать обязанности лишь для лица, его совершившего. Выдавая доверенность, необходимо соблюдать требования ГКУ. Далее перечислим основные из них.

1. Форма доверенности должна соответствовать форме, в которой согласно закону должна совершаться сделка ( ч. 1 ст. 245 ГКУ ). Однако в самом определении доверенности, приведенном в ч. 3 ст. 244 ГКУ, говорится, что это письменный документ, поэтому доверенность в устной форме выдаваться не может.

Выписать доверенность можно на обычном листе бумаги, а можно для этого использовать фирменный бланк предприятия.

Минимальное содержание доверенности:

1) название Доверенность

2) полное наименование предприятия

3) код ЕГРПОУ

4) дата выдачи доверенности

5) срок действия доверенности (срок может не указываться, тогда доверенность действует до прекращения ее действия - ч. 1 ст. 247 ГКУ )

6) дата совершения доверенности (без даты считается ничтожной - ч. 3 ст. 247 ГКУ )

7) Ф. И. О. и данные паспорта лица, которому выдается доверенность

8) перечень полномочий лица

9) подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать.

Напомним, что оттиск печати необходимо ставить так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003 ).

Чтобы получить представление о том, как в целом выглядит доверенность и как нужно размещать в ней текст, можно заглянуть в приказ Минюста от 31.10.06 г. № 83/5. Например, в приложении 10 этого приказа есть пример доверенности на оформление наследственных дел, в приложении 11 - доверенность на ведение дел в суде и в других организациях и учреждениях, в приложении 14 - пример общей доверенности.

2. Нотариальная форма. Есть случаи, когда просто выписать доверенность недостаточно, необходимо еще и ее нотариально удостоверить . Их в общем случае два:

1) когда доверенность выдают в порядке перепоручения (кроме доверенности на получение зарплаты, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции (почтовых переводов, посылок и т. п.)

2) когда сделка, для осуществления которой выдается доверенность, подлежит нотариальному удостоверению в соответствии с требованием законодательства либо если стороны договорились об этом (например, договор купли-продажи недвижимости подлежит нотариальному удостоверению согласно ч. 1 ст. 657 ГКУ. поэтому и доверенность тоже должна быть нотариально заверена).

Нотариально удостоверенные доверенности (и их дубликаты) подлежат обязательной регистрации нотариусом в Едином реестре доверенностей в порядке, определенном Положением № 111. Регистрация одной доверенности (в том числе дубликата доверенности) в Едином реестре доверенностей с выдачей об этом извлечения обойдется в 34 грн. (тариф установлен п. 4 приказа Минюста от 28.12.06 г. № 111/5 ).

Подробности о применении доверенностей см. в табл. 1.

Таблица 1. Некоторые нюансы составления и применения доверенности

Источники: yurist-online.com, blog.borodinon.ru, stopmakler.com, www.prostopravo.com.ua, buhgalter.com.ua