Акт на списание представительских расходов образец
Форма акта на списание представительских расходов, связанных с приемом иностранной делегации (отдельных иностранных граждан) в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
Приложение N 14 к Инструкции о порядке приема иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-18-02-2004
Последние публикации
27 Мая 2015
Присутствие компании в другом городе, регионе или стране подразумевает создание на новом месте обособленного подразделения этой организации. Но, как и любое юридически значимое действие, такой шаг имеет вполне конкретные налоговые последствия. Наличие одного или нескольких обособленных подразделений влияет как на исчисление, так и на уплату налогов, а значит, на этот момент следует обратить особое внимание.
Софинансирование пенсии. Уплатила за 6 лет 60 тыс. руб. Должна получить 120 тыс. руб. Отказали. Сказали, что могу получить помесячно в течение 10 лет по 1 тыс. руб. Каким образом можно изменить данное решение, чтобы получить 100 тыс. руб.
Трудовым договором с работником не предусмотрено перечисление зарплаты на банковскую карту, как и выплата наличными. Предприятие перечисляет зарплату на карту. Работник просит прекратить перечисление, а производить выплату наличными либо на карту жены по доверенности , написав заявление на имя гендиректора. Подпись работника на доверенности отдел кадров заверить отказался, мотивируя тем, что должна быть нотариальная доверенность. У предприятия нет специально оборудованного помещения для кассы. Может предприятие отказать работнику в выплате наличными или перечислении на карту жены по доверенности в простой форме?
Индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения хочет приобрести автомобиль стоимостью 1 млн руб. Можно ли взять к возмещению единожды НДС и как списывать расходы? Через сколько можно его продать и по какой стоимости?
Через 5-7 лет все вопросы с налоговиками можно будет решить в режиме онлайн, где бы вы ни находились. А вся информация о налогах, которые собираются в России, будет стекаться в подмосковную Дубну. Именно в этом городе открылся федеральный Центр обработки данных ЦОД .
Новости от партнеров
Положение об учете представительских расходов
В соответствии с Приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20.09.2002 г. N 86 "Об утверждении методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания" под представительскими расходами понимаются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).
Для учета представительских расходов Директором Общества утверждается смета расходов на прием иностранной делегации, разрабатываемая на основании приказа о приеме иностранной делегации и программы переговоров. Смета расходов составляется Главным бухгалтером Общества и лицом, ответственным за организацию приема иностранной делегации.
Лицо, ответственное за организацию приема иностранной делегации, назначается в соответствии с приказом о приеме иностранной делегации, подписываемым директором (либо лицом его замещающим) Общества до приезда иностранной делегации. Приказом директора Общества также назначаются лица, сопровождающие иностранную делегацию.
В обязанности ответственного лица входит составление программы переговоров и организация всех мероприятий в соответствии с программой.
В приказе указываются лица, которым выдаются подотчетные суммы на представительские расходы. Контроль над расходованием и списанием средств на представительские расходы возлагается на Главного бухгалтера Общества.
При утверждении сметы расходов на прием иностранных делегаций необходимо руководствоваться положениями Особенной части Налогового кодекса Республики Беларусь.
Выдача средств на представительские расходы производится на основании сметы, причем большая часть расходов должна оплачиваться в безналичном порядке.
На основании первичных документов, подтверждающих факт осуществления представительских расходов, составляется акт, по которому списываются расходы на прием и обслуживание делегаций.
Акт о списании расходов на прием и обслуживание делегации составляется и подписывается Главным бухгалтером Общества и лицом, ответственным за организацию приема иностранной делегации. К акту прилагаются первичные документы (накладные, счета, акты), подтверждающие факт произведенных расходов по приему и обслуживанию делегации.
Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек (далее - карточки) либо личных карточек, обязаны предъявить Главному бухгалтеру Общества отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.
При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств на цели в соответствии с законодательством Республики Беларусь, исключая день расходования денежных средств.
В случае если денежные средства под отчет выдавались работнику частично наличными, а частично путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником также не позднее 15 рабочих дней.
Расходы по приему иностранной делегации осуществляются в соответствии с утвержденной Программой переговоров.
Читайте начало: Учет представительских расходов в целях налогообложения прибыли.
Налоговый кодекс не дает нам четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому будем действовать в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться . в частности (выделено мной):
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели
- смета представительских расходов
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Выделенный мной оборот « могут являться, в частности » свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.
Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.
Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей. Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий). Документ может выглядеть, например, так:
«УТВЕРЖДАЮ»
Единственный учредитель
ФИО
« 15» января 2011 года
Смета представительских расходов на 2011 год
Вид представительских расходов Лимит расходов на год, руб.коп.
Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) 100 000,00
Транспортное обеспечение участников официальных приемов 25 000,00
Буфетное обслуживание во время переговоров 25 000,00
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации 10 000,00
Развлекательные мероприятия во время официальных приемов 100 000,00
ИТОГО 260 000,00
Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы
- порядок расходования средств на представительские расходы
- порядок документального оформления представительских расходов
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы
- нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).
Если у вас нет возможности сделать приказ с датой в начале года, а представительские расходы имели место, сделайте приказ последними числами предыдущего года.
Документ может выглядеть, например, так:
Приказ № ___
г.Москва « 15» января 2011 года
О представительских расходах
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить на 2011 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:
Вид представительских расходов / Предельный лимит расходов на одного человека
Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) до 2000 руб.в день
Транспортное обеспечение участников официальных приемов до 600 руб.в день
Буфетное обслуживание во время переговоров до 150 руб.в день
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации до 200 руб.в день
Развлекательные мероприятия во время официальных приемов по факту
2. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях следующим сотрудникам:
- генеральному директору __________________,
- коммерческому директору ________________,
- главному бухгалтеру ______________________,
- начальнику отдела _______________________,
- секретарю ______________________________.
3. Назначить ответственным за расходование средств на представительские цели, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов коммерческого директора ___________________________.
4. Коммерческому директору ___________________ представлять мне на утверждение отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.
5. Главному бухгалтеру __________________ обеспечить своевременное отражение в бухгалтерском и налоговом учете осуществленных представительских расходов с учетом требований действующего законодательства.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия.
Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.
Приказ № ___
г.Москва « 01» декабря 2011 года
О проведении официального приема
С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.
2. Прием провести 29 декабря 2011 года в офисе компании.
3. Коммерческому директору ____:
3.1. Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц.
3.2. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года.
3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема.
3.4. Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года.
4. Главному бухгалтеру ___________составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Следующий документ – перечень приглашенных лиц. Учитывая стремление ФНС считать расходы экономически обоснованными в том случае, когда они напрямую повлекли получение доходов, оптимальным будет вариант, когда в перечень приглашенных лиц войдут представители организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения приема заключены договоры, т.е. тех организаций, в адрес которых были выписаны документы по реализации после приема (возможно, немного притянуто , зато оспорить экономическую обоснованность будет сложно - получение дохода налицо!). Попросите у менеджеров ФИО контактных лиц этих организаций (с этими лицами вряд ли кто будет связываться с целью проверки, но тот факт, что эти люди - реально работали в данных организациях, будет свидетельствовать о реальности проведенного мероприятия). Также в перечне приглашенных лиц укажите несколько сотрудников принимающей стороны (например, генерального директора, коммерческого директора, начальника отдела продаж или маркетинга и т.п.).
Что это такое?
Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций. Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией. Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью. Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.
Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах
расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.
В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.
Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.
Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации
Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты. На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя. Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.
В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков. Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов. Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы. Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).
Приказ об организации работы с официальными делегациями
Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»
12.01.2013 № 4
Пермь
Об организации работы с официальными делегациями в 2013 году
В целях упорядочивания работы с официальными делегациями, минимизации представительских расходов и повышения эффективности договорной работы
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В рамках планового пересмотра условий действующих договоров заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. составить график проведения переговоров с контрагентами компании в срок до 15.01.2013.
2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. представить план работы отдела по расширению сети оптовых покупателей продукции компании.
3. Заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. и начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. подготовить типовые регламенты переговоров.
4. Утвердить смету представительских расходов на 2013 г.
5. Ответственным за организацию обслуживания делегаций и подготовку к проведению представительских мероприятий назначить секретаря-референта Бьянкову А.М.
6. Секретарю-референту Бьянковой А.М. в срок до 01 февраля 2013 г. представить предложение с обоснованием необходимости привлечения сторонних организаций для оказания услуг по транспортному и банкетному обслуживанию делегаций.
7. Определить следующих лиц, полномочных на осуществление представительских расходов от имени компании:
– генеральный директор Иванов И.И.
– заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.
– начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.
– секретарь-референт Бьянкова А.М.
Выдача денежных средств на представительские расходы для иных лиц осуществляется на основании приказа генерального директора.
8. Главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать работу бухгалтерской службы по своевременному выделению наличных денежных средств на представительские расходы.
Генеральный директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлены:
Тряхунов В.М. Тряхунов 12.01.2013
Откатников А.М. Откатников 12.01.2013
Бьянкова А.М. Бьянкова 12.01.2013
Счетоводова С.П. Счетоводова 12.01.2013
Приказ о проведении переговоров с представителями конкретной организации
Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»
12.02.2013 № 46
Пермь
О проведении переговоров с представителями ООО «Железячник»
В целях заключения договора на поставку кровельного железа на наиболее выгодных условиях
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Организовать и провести официальный прием и переговоры с представителями ООО «Железячник» в первой декаде апреля 2013 г.
2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. пригласить представителей ООО «Железячник» на переговоры, согласовать с ними даты визита и список представителей.
3. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. в срок до 26 марта 2013 г. подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ООО «Железячник» и смету представительских расходов.
4. Утвердить список работников ООО «Корпорация „Тау„» для участия в переговорах в следующем составе:
– заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.
– начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.
– секретарь-референт Бьянкова А.М.
5. Назначить Бьянкову А.М. ответственной за прием представителей контрагента, соблюдение программы их пребывания и ведение протокола встречи.
6. Бьянковой А.М. обеспечить ресторанное и банкетное обслуживание во время проведения деловых переговоров.
7. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. не позднее 3 дней после окончания визита представителей контрагента представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.
8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Тряхунова В.М.
9. По окончании мероприятий главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать проверку правомерности отнесения затрат, связанных с приемом делегации, к представительским расходам.
Генеральный директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлены:
Тряхунов В.М. Тряхунов 12.02.2013
Откатников А.М. Откатников 12.02.2013
Бьянкова А.М. Бьянкова 12.02.2013
Счетоводова С.П. Счетоводова 12.02.2013
Необходимо понимать, что смета во всех случаях будет носить ориентировочный характер, а степень ее детализации зависит от самой организации. В ней достаточно зафиксировать предельную сумму, которую фирма планирует потратить за год на представительские расходы. Таким образом, эти документы являются необходимым минимумом документов первого этапа.
Обратите внимание: в ряде случаев в специализированной литературе высказывалось мнение, что смета представительских расходов должна утверждаться высшим органом управления организацией (общим собранием акционеров или участников). Аргументируется это тем, что этим документом определяется в т.ч. и размер расходов на организацию деятельности органов управления обществом. Однако такой подход представляется не совсем адекватным. Сложно представить, что приложения к документу должны утверждаться более высоким органом управления, чем орган, утвердивший сам документ. Поэтому смета представительских расходов должна утверждаться единоличным исполнительным органом организации (директором, генеральным директором) – так же, как утверждается сама учетная политика (Пример 3).
из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 8. Учетная политика
1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.
2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
[…]
из Международного стандарта финансовой отчетности (IAS) 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки», введенного в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 25.11.2011 № 160н
Положение о представительских расходах (примерная форма)
Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .
Настоящее положение "О представительских расходах ____________________ разработано в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления, списания представительских расходов ____________________ и их учета для целей налогообложения.
1. Общие положения о представительских расходах
1. Общие положения о представительских расходах
1.1. Представительскими расходами ____________________ являются расходы ____________________ на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также прием членов Совета и Попечительского совета ____________________, не являющихся работниками ____________________, прибывших для участия в заседании указанных органов ____________________, независимо от места проведения указанных мероприятий.
1.2. К представительским расходам относятся расходы ____________________:
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц ____________________, участвующих в переговорах
- транспортное обеспечение доставки вышеуказанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
- буфетное обслуживание во время переговоров и совещаний
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате ____________________, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
1.3. Официальный прием - мероприятие, направленное на установление или поддержание партнерских отношений, а также подписание договоров, соглашений о сотрудничестве, иных документов, проводимое с участием официальных лиц сторонней организации.
