В том случае когда на предприятии или в организации необходимо произвести оформление полного или частичного списания основных средств, оформляется акт ликвидации основных средств. Для составления такого акта используется форма № ОС-4. При этом необходимо учитывать, что для списания автотранспорта предусмотрена другая форма, поэтому списание их по указанной форме приведет к никчемности такого документа.
Необходимо понимать, что акт ликвидации основного средства, или акт на списание их, имеет несколько значений и служит не только для бухгалтерского учета, но и используется в качестве регистра налогового учета. Составление такого акта производится в двух экземплярах. В данном акте учитывается также и имущество, которое было затрачено на списание.
Образец документа отображает стоимость тех материальных ценностей, которые поступают, например, при демонтаже и сносе сооружений, зданий, конструкций, оборудования. Для этого в указанном акте заносятся соответствующие данные в раздел «Справка о затратах, связанные со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».
Но прежде чем списать основное средство, необходимо провести специальную процедуру. При этом такая процедура, а также сам процесс составления акта требуют создания соответствующей комиссии, касательно чего издается соответствующий приказ. Эта комиссия назначается из специальных должностных лиц самого предприятия или организации, у которых такое имущество состоит на балансе. Кроме того, в такую комиссию могут быть приглашены должностные лица, представители различных инспекций, которые в соответствии с действующим законодательством выполняют функции как регистрации, так и надзора за определенными видами имущества.
Перед тем как назначать комиссию для списания имущества предприятия или организации, решение об этом отдается в приказе о ликвидации основных средств. В приказе указывается причина, по которой принято решения на ликвидацию, и перечень ликвидируемого имущества. В приказе назначается ответственный за весь процесс ликвидации. Кроме того, этот приказ может быть содержать перечень действий, которые нужно провести при списании имущества.
Точно также подписывается приказ о назначении комиссии для ликвидации основных средств. Этим документом закрепляются должностные лица предприятия, которые входят в комиссию, порядок их действий при проведении списания имущества.
Полномочия и действия комиссии
Определив, какое именно имущество подлежит списанию, комиссия производит его тщательный осмотр. Цель такого осмотра заключается в определении возможности и целесообразности дальнейшего его использования. Кроме того, комиссия определяет, есть ли возможность его восстановления. По результатам осмотра комиссия может прийти к выводу, что часть имущества вполне может быть восстановлена и использована на данном предприятии или организации.
В этом случае списание такого имущества произведено не будет. Но вместе с возможностью восстановления учитывается и тот фактор, насколько такое восстановление будет эффективным. Что это значит? Допустим, если восстановление какого-либо оборудования потребует больше или равнозначные затраты, которые бы пришлось задействовать при покупке нового аналогичного оборудования, при значительно большей эффективности последнего, то восстановление может быть признано неэффективным. Часто именно к таким выводам приходит комиссия, когда возникает вопрос о списании оргтехники. Приобретение нового оборудования является более эффективным решением, чем попытка реанимировать устаревшее оборудование.
При осмотре основного средства для их ликвидации, комиссия обязана установить и причины, которые требуют списания такого имущества. При этом установленные причины могут послужить основанием для других действий. К примеру, если списание имущества потребовалось вследствие его неработоспособного состояния в результате нарушений условий эксплуатации, то это повлечет за собой необходимость проведения служебного расследования со всеми возможными из этого факта последствиями. Вполне может оказаться, что стоимость этого оборудования будет компенсирована личными средствами материально-ответственного лица. Другими причинами, которые могут служить причиной списания имущества, могут быть аварии, стихийные бедствия, моральный и физический износ.
При ликвидации какого-либо оборудования могут оказаться пригодными для использования ряд его частей, механизмов, деталей или материалов. Задача комиссии заключается в установлении такой возможности. К примеру, при демонтаже каких-либо конструкций.
Комиссия может прийти к выводу о целесообразности использования некоторых запчастей, деталей от списанного оборудования. При этом члены комиссии обязаны указать текущую рыночную стоимость этих материалов и деталей.
В результате демонтажа ликвидированных конструкций или оборудования, в его состав могут входить цветные или драгоценные металлы. В обязанность комиссии входит проведение контроля за их изъятием при демонтаже, установление их веса и количества. Кроме того, комиссия обязана проконтролировать сдачу таких металлов на склад на ответственное хранение.
Требования к составлению акта
По результатам проведенных мероприятий комиссия составляет акт ликвидации основных средств. Составленный акт оформляется в двух экземплярах и подписывается руководителем предприятия или организации, на которой производиться такое списание.
В самом акте необходимо указать данные, которые бы максимально раскрывали информацию о ликвидируемом имуществе. В этот документ вносятся данные о дате, когда ликвидируемое средство было принято к бухгалтерскому учету, год его изготовления, если это, например, оборудование, или год его постройки, если это сооружение. В акте необходимо отметить время, когда это средство было введено в эксплуатацию, и срок его полезного использования.
В бланк акта вносятся и данные о первоначальной стоимости ликвидируемого имущества, сумма начисленной амортизации. Указываются все проведенные ремонты и переоценки, причины ликвидации и обоснования этих причин. Отмечается, в каком состоянии находятся конструктивные элементы, детали, основные части и узлы ликвидируемого имущества.
Оформленный на основании приказа руководителя акт ликвидации или списания основных средств, после того как он передан в бухгалтерскую службу предприятия или организации, является основанием для того, чтобы сделать отметку в инвентарной карточке о том, что соответствующее имущество выбыло. Указанная инвентарная карточка на выбывшее имущество требует сохранения на предприятии в течении 5-ти лет. Это минимальный срок, который законодатель установил для хранения подобных карточек. Но руководитель предприятия или организации может установить другие сроки, которые предусматривает такое хранение на более длительный срок. При этом такое решение принимается на основе существующих правил в такой организации.
Немаловажный момент, когда заполняется бланк такого акта, он утверждается руководителем организации или предприятия. Поскольку он инициирует комиссию, издавая соответствующий приказ, назначает эту комиссию в приказе, то он обязан утвердить или не утвердить результаты работы комиссии. В случае отсутствия руководителя вместо него утверждает акт его заместитель. После такого утверждения один экземпляр акта передается в бухгалтерию, другой экземпляр акта остается на хранении у материально-ответственного лица, которое отвечало за списанное имущество. Перед тем как акт утверждается руководителем, он должен быть подписан всеми членами комиссии.
Виды актов ликвидации основных средств
Как указывалось в самом начале, для полного или частичного списания основных средств, если речь идет не о ликвидации транспорта, составляется акт по форме №ОС-4.
Для ликвидации или списания автотранспорта, который находится на балансе у организации или предприятия, оформляется акт о списании автотранспорта. Такой акт предусмотренный формой №ОС-4а.
При списании транспорта необходимо учитывать, что кроме акта ликвидации, вместе с ним в бухгалтерию необходимо подать подтверждающий документ, что списанное транспортное средство снято учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.
Законодатель предусмотрел и оформление акта о списании имущества по форме №ОС-4б. Применяется такая форма для списания групп объектов основных средств, за исключением автотранспорта.
Следует отметить, что указанный акт после его составления, подписания и утверждения указанными способами, является основанием для того, чтобы сдать списанное имущество на склад или для реализации тех материальных средств, ценностей и металлолома, которые возникли в результате списания.
Как списать недоамортизированные основные средства?
На любом предприятии может возникнуть необходимость списания того основного средства, которое недоамортизированно. При этом, когда проводится расчет прибыль, которая облагается налогом, учитывается остаточная стоимость такого списанного имущества. И в этом случае для налогообложения будет служить основанием тот самый акт ликвидации основных средств, который находится в бухгалтерии для бухгалтерского учета.
При этом выводимое из эксплуатации основное средство будет учитываться в качестве внереализационных расходов. Делается это с целью налогообложения полученной прибыли на предприятии или организации. С учетом того что списанное средство не исчерпало срок полезного использования, суммы недоначислений в связи с этим учитываются здесь же.
Кроме того, как для бухгалтерского учета, так и для налогового учета имеется возможность ликвидировать основное средство, когда срок его использования не окончен, но отмечен его либо физический, либо моральный износ. В результате такой ликвидации могут возникнуть как доходы, так и расходы, которые заносятся на счет прибылей или убытков соответственно. Их необходимо отразить в бухгалтерском учете, отображая их в том периоде, в котором они возникли.
Необоснованные требования налоговой службы
Акт осмотра транспортного средства
Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Осмотрела объект основных фондов инв. № 2 МОБИЛЬНЫЙ ТЕЛЕФОН MOTOROLA _____, который находится на балансе предприятия с __________ г. и имеет первоначальную стоимость ____ грн.
На момент осмотра по объекту основных фондов инв. № 2 начисленная амортизация составляет ______ грн.
Результаты осмотра объекта основных фондов инв. № 2:
1. Полностью морально и физически изношен.
2. Непригодный для последующего использования в качестве фонда, в связи с несоответствием критериям признания активом (невозможно дальше использовать в финансово-хозяйственной деятельности предприятия).
3. Невозможно продать (передать) объект другим предприятиям, организациям и учреждениям.
4. Невозможно использовать отдельные узлы, детали, материалы.
Председатель комиссии:
Ген. директор _____________________ (______________)
Акт осмотра транспортного средства
Для регистрационных действий относительно транспортного средства не обязательно предъявлять в МРЭО само транспортное средство, может быть достаточно акта технического осмотра. Если транспорт находится далеко от места регистрации, то акт осмотра транспортного средства можно предъявить в качестве документа, удостоверяющего основные технические характеристики и параметры, существенные для постановки на учет или снятия с учета. Также возможно предъявление акта в прочих случаях, когда нет возможности предъявить само транспортное средство.
Акты осмотра выдаются районными подразделениями ГИБДД и МРЭО ГИБДД. В акте содержится подробная информация о состоянии ТС (транспортного средства), в том числе о кузове, коробке передач, колесах, салоне, стеклах, фонарях и фарах. Завершает акт общая оценка по шкале от «новое» и «очень хорошее» до «неудовлетворительное» и «предельное».
Организация учета основных средств - Выбытие основного средства
Страница 3 из 3
III. Выбытие основного средства
Выбытие основного средства может происходить в результате:
• перехода права собственности (в том числе при реализации)
• списания вследствие непригодности к дальнейшему использованию (в результате морального или физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях).
Если основное средство выбывает в связи с переходом права собственности . то в бухгалтерское подразделение представляются документы . подтверждающие переход права собственности на данное основное средство. Отражение выбытия основного средства в данном случае происходит на основании данных документов.
Моментом перехода права собственности на основное средство является фактическая передача основного средства, которая должна оформляться актом приема-передачи имущества (если законодательством или договором не предусмотрено иное).
Если выбывает недвижимое имущество . то датой перехода прав собственности на него является дата государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
В данном случае, целесообразно обеспечить включение в договор условия о том, что фактическая передача имущества по акту приема-передачи не может проводиться ранее даты государственной регистрации.
Документооборот организации должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить своевременное представление в бухгалтерские службы соответствующих договоров (или их копий), актов приема-передачи имущества, документов, подтверждающих затраты, непосредственно связанных с выбытием объекта основных средств, возникших до даты выбытия, иных документов, необходимых для отражения в бухучете операции выбытия основного средства, в сроки, установленные внутренними документами учетной политики организации.
Списание основного средства вследствие непригодности для дальнейшего использования производится на основании акта на списание объекта основных средств, составляемого по одной из следующих форм:
• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме ОС-4 (скачать )
• Акт о списании автотранспортных средств по форме ОС-4а (скачать )
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме ОС-4б (скачать ).
Вышеуказанные Акты оформляются специально созданной приказом (распоряжением) по организации комиссией . в состав которой обязательно включается главный бухгалтер и лица, ответственные за сохранность объектов основных средств. В состав комиссии, создаваемой в кредитной организации. в соответствии с п. 10.2 Приложения 9 к Положению 385-П, помимо указанных лиц . также обязательно входят заместитель руководителя кредитной организации, и представитель юридической службы.
Имущество . подлежащее списанию по причине непригодности для дальнейшего использования, может быть выявлено в результате инвентаризации (ежегодной или проводимой по иным причинам) или по информации от ответственного лица подразделения, в котором выявлено такое имущество, в порядке, установленном регламентом организации.
Созданная комиссия :
• производит осмотр основного средства, подлежащего списанию, с использованием технической документации, данных бухгалтерского учета, установление непригодности его к восстановлению и дальнейшему использованию
• устанавливает причины списания объекта основного средства
• в случае необходимости выявляет лиц, по вине которых произошла порча объекта основного средства, вносит предложения о привлечении этих лиц к ответственности
• определяет возможности использования или реализации (в том числе, как вторсырья, лома, утиля) отдельных узлов, деталей, материалов списываемого основного средства и их оценка по цене возможного использования
• контролирует изъятие из списываемого имущества отдельных узлов, деталей, материалов, состоящих из цветных и драгоценных металлов (содержащих такие металлы), определение веса, стоимости и передача в подразделение, осуществляющее хранение имущества, состоящего из цветных и драгоценных металлов (содержащих такие металлы).
Для исключения фактов непризнания в учете контролирующими органами обоснованности расходов на выбытие основных средств (в том числе, сумм недоначисленной амортизации) целесообразно при списании некоторых видов имущества дополнительно прилагать к соответствующим актам документы . подтверждающие невозможность восстановления такого имущества, выданные третьими лицами .
Например, предоставление таких документов целесообразно при:
• списании автотранспорта
• списании оборудования, в том числе компьютерного, находящегося на гарантийном обcлуживании либо на сервисном обслуживании сторонних организаций (по заключенным договорам).
Внутренними документами организации необходимо установить срок, в течение которого хранятся инвентарные карточки/книги по выбывшим объектам основных средств. Данные сроки устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, и не могут быть менее пяти лет .
* Указание Банка России № 1007 от 27.07.2001 г. "О порядке отражения в бухгалтерском учете операций, совершаемых кредитными организациями при прекращении обязательств, обеспечении исполнения обязательств и перемене лиц в обязательствах по договорам на предоставление (размещение) денежных средств"
