Акт приема-передачи при смене ответственного за архив
Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии. куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.
Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.
Состояние документов и описей удовлетворительное.
Одновременно передаются:
дело фонда,
книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде)
журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование
металлическая печать «Архив».
Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.
стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.
машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
гигрометр психрометрический ВИТ-2.
Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.
В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.
Акт приема-передачи документов
Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора . Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.
Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.
Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и непредставленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.
Образец акта можно скачать ниже.
Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)
В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив ) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника .
Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.
Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив - это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.
Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:
Для дела № 1:
учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.
кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере
Для дела № 2:
расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы)
акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.
Для дела № 3:
персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.
Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г. внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).
Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).
На упорядоченные дела оформляется титульный лист. составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.
Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.
После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника. для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.
Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.
Образцы документов в этой статье для скачивания:
Нормативно-правовые источники при работе с архивом:
Смотрите также: как закрыть ЧП (пошаговый порядок). экспресс-ликвидация предприятия. ликвидация предприятия по решению собственника (порядок) .
Акт приема-передачи документов
При необходимости передать документы предприятия другой заинтересованной стороне, будь то налоговые органы, ревизор, контрагент или любая другая организация, необходимо в обязательном порядке составлять акт, подтверждающий факт такой передачи.
Акт приема-передачи документов, если он оформлен по всем правилам, имеет юридическую силу, а потому может быть использован в суде в качестве доказательной базы. Подписание такого акта является своеобразной гарантией того, что ни один из передаваемых или изымаемых бухгалтерских или кадровых документов не будет утерян. Но даже если утеря произойдет, то ответственность за это будет возложена в полной мере на принимающую сторону. Обезопасить себя в таком случае можно только путем заблаговременного снятия копий всех документальных носителей, которые передаются в оригинале.
Образец акта приема-передачи документов
Форма акта не относится к строго регламентированным бланкам, а потому каждое учреждение может разрабатывать свой вариант. Важно, чтобы бланк содержал в себе все обязательные реквизиты. К таким непременным атрибутам относятся название, дата документа, город, в котором происходит подписание акта, с указанием наименований предприятий и основных данных о составителе и адресате. Образец акта предполагает наличие полного списка документов, которые подлежат передаче. Напротив каждой группы документов проставляется количество экземпляров и их регистрационные номера. Завершающими элементами, от наличия которых будет зависеть юридическая сила акта, являются подписи всех сторон и печати.
Как и любой другой акт, данная категория документов должна составляться в двух экземплярах. По одному из таких экземпляров должно быть как у передающей стороны, так и у принимающей. При этом оба акта обладают одинаковой степенью важности.
