Многим организациям, особенно занимающимся розничной торговлей, нередко приходится сталкиваться с необходимостью возврата поставленного товара или денежных средств. Это может быть выдача из кассы стоимости неподошедшей клиенту покупки, переоформление ошибочно пробитого чека, отгрузка поставщику нереализованного или некачественного товара. Другие предприятия, не занимающиеся реализацией продукции, также имеют имущественные отношения как внутри своей структуры, так и с другими юридическими лицами. Они могут передавать помещения от арендатора собственнику после окончания аренды или возвращать имущество по договору ответственного хранения. Все эти операции должны оформляться надлежащим образом путем составления акта возврата.
Этот документ создается с целью подтверждения передачи денежных или имущественных ценностей и оформляется в необходимом количестве экземпляров по числу участвующих сторон. Для составления акта возврата в некоторых ситуациях требуется специальный бланк, во всех других случаях акт можно составлять в свободной форме, но с учетом обязательных для данного документа требований.
Возврат наличных из кассы
Наиболее часто возвраты случаются в торгово-сервисных предприятиях. Если необходима выдача наличных средств через кассу на основании выбитого кассового чека, акт возврата составляется по специальной форме № КМ-3, утвержденной Госкомстатом России (постановление №132 от 25.12. 1998).
Акт возврата денежных средств составляется:
если клиент возвращает приобретенный тем же днем товар и деньги получает через кассу до момента закрытия смены
покупатель отказался брать уже проведенный по кассе товар
чек пробит ошибочно по вине кассира.
В течение рабочего дня возвратов может быть несколько, но акт возврата оформляется один за всю смену. В документе фиксируются все произведенные выдачи наличности и исправления ошибочных кассовых проводок с приложением подтверждающих данные операции чеков. Чеки гасятся и прикрепляются на отдельный лист бумаги.
Скачать бланк акта возврата наличных можно здесь.
Если кассовый чек отсутствует, вместо него прикладывается объяснительная кассира, который не предъявил испорченный чек, или заявление клиента, если чек был им утерян, с указанием паспортных данных заявителя. Акт подписывается членами специальной комиссии и передается в бухгалтерию. Данные акта о возврате денежных средств заносятся в журнал кассира-операциониста.
В каких случаях оформляется акт возврата товара?
Возврат продукции – обычная практика во взаимоотношениях между предприятиями и оптовыми поставщиками. Товар может возвращаться из-за его плохого качества или нарушения продавцом условий поставки. Распространенным случаем является договоренность между предприятием и поставщиком о возврате непроданной продукции, например, если предметом договора является сезонный товар.
В обеих ситуациях документы оформляются с указанием причин возврата нереализованного товара. Некачественная продукция обязательно сопровождается документацией, подтверждающей факт брака и подписанной уполномоченными лицами поставщика, продавца и заинтересованных третьих лиц. Претензия продавцу предъявляется на основании акта по форме ТОРГ-2, в котором фиксируется несоответствие количественных или качественных показателей товарных позиций существующим договоренностям о поставке. В претензии обязательно указываются реквизиты данного акта.
Последствия неверного составления актов возврата
Оформлять документы необходимо правильно, используя образец акта возврата. если это не случай, в котором разрешено составление акта в произвольной форме. Если возврат оформлен неверно, это может привести к серьезным последствиям.
Например, с точки зрения Налогового кодекса, если при передаче поставщику товара отсутствуют сопроводительные документы, подтверждающие ненадлежащее исполнение продавцом обязательств по договору (акт и претензия), такое перемещение продукции считается обратной реализацией. То есть в таком случае возврат является необоснованным, а обратная передача товара признается сделкой купли-продажи.
Неправильное оформление документов по возврату покупателю денежных средств по сути нарушает порядок работы с денежной наличностью и может привести к наступлению административной ответственности в виде штрафа.
Обратите внимание:
Акт списания материалов: когда списывать можно и нужно
Ничто не должно исчезнуть бесследно. Это мудрое правило применимо не только к закону сохранения энергии, но и к процедуре списания материалов в организации. А это означает, что акт списания нужно составлять правильно.
Форма КМ-3.
Форма КМ-3 это акт О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.
Акт КМ-3 это форма возврата. Она оформляется, когда:
клиент возвращает товар продавцу, а продавец возвращает клиенту деньги за товар
кассир ошибочно пробил кассовый чек
Пример заполнения формы КМ-3.
После заполнения форма КМ-3 заверяется директором предприятия (или другим уполномоченным лицом), печатью и храниться в бухгалтерии 5 лет. Предоставлять заполненную форму в налоговую инспекцию нужно только по требованию.
Акт о возврате денежных сумм по кассе. Форма КМ-3
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!
Акт по форме КМ-3 применяют для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
Как правильно заполнить акт по форме КМ-3
В шапке акта указывают:
- наименование организации
- данные о контрольно-кассовой машине (модель, регистрационный номер и номер производителя)
- ФИО кассира, оформляющего возврат
В табличной части акта указывают номер и сумму каждого чека, по которому был возврат. Также указывают должность и ФИО сотрудника, разрешившего возврат денег по чеку.
Все перечисленные чеки должны быть прикреплены к данному акту. Общее количество чеков пишется прописью в строке Приложение.
Обратите внимание! Акт по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Далее он направляется в бухгалтерию вместе с приложенными погашенными чеками. Акт хранят в течение пяти лет.
На указанную в акте сумму уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы
Заполнение формы КО-5.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5 применяется на предприятиях, где есть деление на отделы и подразделения, которые обслуживаются центральными или главными кассами. В бланке документа отражаются денежные средства, которые кассир главного кассового отдела выдает под отчет кассирам других отделов и подразделений, а также осуществляется учет возврат денег и сопроводительных операционных документов.
В статье вы узнаете, как заполнять КО-5, скачать образец заполнения книги учета кассира можно в конце статьи. Там же можно найти и бланк форма КО-5.
В начале смены происходит выдача денег из центральной кассы кассирам подразделений. Данное действие отражается в бланке формы КО-5. В конце смены делается отметка о возврате неиспользованной наличности с указанием номеров приходных и расходных кассовых ордеров. Данные обо всех движениях наличность заносятся в кассовую книгу КО-4, образец заполнения которой можно скачать здесь .
Как заполнить форму КО-5?
Образец заполнения книги учета кассира форма КО-5
Заполнение титульного листа книги учета:
В бланке пишется наименование предприятия и код по ОКПО, текущий год, Ф.И.О. ответственного за ведение книги учета денежных средств. Если есть необходимость, то указывается наименование подразделения организации.
Срок действия книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств форма КО-5 составляет один год, который указывается на титульном листе.
Заполнение таблицы книги учета производится по графам.
В бланке содержатся сведения о выданной наличности:
1 - указывается текущая дата.
2 - прописывается остаток наличных средств в кассе в начале смены. Запись производится цифрами.
3 – вписывается сумма выданная. Запись производится числами и прописью.
4 – ставится подпись кассира, который получил наличные деньги.
5 - отражаются суммы, полученные по приходным операциям, заполняется числами.
Бланк форма КО-5 содержит сведения о возврате неиспользованных средств:
7 – вписываются суммы, оплаченные документами. Запись производится цифрами.
8 – прописывается итоговая сумма 6 и 7 граф числами и прописью.
9 – ставится подпись старшего кассира, принявшего возврат.
10 – вписывается остаток средств в конце дня, заполняется цифрами.
На заметку! Также предлагаем бланки и образцы документов, которые ежедневно должен заполнять кассир-операционист: журнал КМ-4 - скачать. справка-отчет КМ-6 - скачать. сведения по форме КМ-7 - скачать .
Мы подробно рассмотрели, как правильно заполнить форму КО-5, образец заполнения бланка книги учета вы можете скачать ниже, пройдя по ссылке.
Остаток средств, которые не были использованы в течение дня, подлежат обязательному возвращению в главную кассу предприятия. Например, если деньги выдаются на оплату труда работников, то кассир, принявший наличность, обязан отчитаться в указанный в платежной ведомости срок о выдаче денег. До истечения данного срока кассир должен каждый день сдавать остаток денег в главную кассу. Данные денежные суммы сдаются в опечатанных сумках или пакетах старшему кассиру, оформляя все распиской с указанием суммы.
Заполнение книги учета кассира форма КО-5 - скачать образец .
Как и в каких случаях оформляется акт возврата
Оглавление:
Ситуации, когда фирме необходимо вернуть имущество (от арендатора – арендодателю), материальные ценности (от лица, ответственного за хранение – собственнику), деньги (от продавца – покупателю), встречаются нередко. А у организаций, занимающихся розничной торговлей, такие операции, как отправка поставщику нереализованной или некачественной продукции, выдача клиенту стоимости неподошедшего ему товара, отмена неправильно пробитого чека – обычная практика. Как правило, передача денег и имущества производится по акту. Акт возврата, удостоверяющий факт обратного перемещения материальных ценностей, составляется на предусмотренном для данной операции бланке. Если утверждённого бланка нет, документ может оформляться в свободной форме с указанием обязательной информации.
Как оформляется акт о возврате товара?
Во взаимоотношениях «предприятие – поставщик» обратная отгрузка продукции – рядовое событие. Товар может возвращаться не только по причине брака или нарушения договорённостей со стороны продавца. В условиях поставки может содержаться пункт о приёме поставщиком невостребованной продукции. К примеру, сезонные товары часто остаются нереализованными в рознице, и оптовый продавец соглашается забрать их назад. В любом случае, указание причины возврата – обязательный пункт при оформлении сопроводительной документации.
Единой формы передаточного документа о возвращении нереализованного товара не существует, он оформляется в произвольном виде. Во избежание разногласий желательно разработать одобренный обеими сторонами бланк акта возврата товара и прикрепить его в качестве приложения к договору купли-продажи.
Акт составляется в присутствии обеих заинтересованных сторон, но по согласованию с поставщиком может быть оформлен и без его представителя. Информация, обязательная к отражению:
дата и номер документа
реквизиты сторон
ссылка на договор поставки данного товара
факт несоответствия условиям соглашения (брак, некомплектность и т.д.)
ФИО и подписи представителей сторон.
За основу можно взять образец акта возврата, представленный на нашем сайте.
В роли акта часто выступает товарная накладная по форме ТОРГ-12. В накладной в поле «Основание» указывается причина, допустим, возврат брака, и вписываются реквизиты документа, подтверждающего неликвидность товара.
Таким документом является акт унифицированной формы ТОРГ-2, утверждённой Госкомстатом России 25.12.1998 г. в Постановлении за №132 (ТОРГ-3 - для импортного груза). На основании ТОРГ-2 организация оформляет претензию поставщику, где выставляет свои требования и ссылается на подтверждающие их правомерность документы.
Отсутствие акта при возврате продукции делает операцию в глазах налоговых органов необоснованной. В таком случае перемещение товара признаётся сделкой купли-продажи со всеми вытекающими обстоятельствами: начислением НДС и появлением у организации выручки от обратной реализации.
Возврат стоимости товара из кассы
Для возмещения клиенту магазина стоимости возвращённого товара наличными деньгами существует специальная форма акта возврата денежных средств № КМ-3. Этот документ оформляется:
если кассир ошибочно пробил чек
в случае, когда покупатель передумал брать товар, уже пробитый на кассе
когда клиент хочет вернуть товар, купленный в этот же день.
Как правило, основанием для выдачи покупателю денег является чек, но по закону о защите прав потребителей это – необязательное условие. При отсутствии чека вместо него к акту возврата прикрепляется заявление клиента с паспортными данными или объяснительная кассира. Если в течение рабочей смены возвратов несколько, все они заносятся в один акт, который утверждается подписями лиц, входящих в специальную комиссию. Затем данные из справки КМ-3 переносятся в журнал кассира, а сам документ передаётся в бухгалтерию.
Скачать бланк акта возврата по форме КМ-3 можно здесь.
Выдача денежных средств из кассы без оформления акта является нарушением порядка работы с наличностью и влечёт административную ответственность с наложением штрафа на ИП в размере 4–5 тыс. руб. на юрлицо – 40–50 тыс. руб.
