8 октября 2012, просмотров: 9545, Раздел: Бизнес-статьи
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.
Подготовка собрания.
Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.
В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.
Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.
Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Пример второй.
Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.
Типовые правила оформления протокола.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.
В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.
Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.
Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.
Пример 6
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.
Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.
Пример 7
Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.
Пример 8
Пример 13
В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.
Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и принятые решения.
Подготовка протокола собрания
Конечно, сам протокол родительского собрания нужно оформлять во время его проведения, но, учитывая, что у классного руководителя нет личного секретаря, стоит заранее подготовить простой шаблон (можно на бланке школы), в котором будут пустые поля для заполнения. Этот шаблон можно сделать один раз и использовать несколько лет. Он подойдет и для собрания в детском саду. и в начальной и средней школе.
Что должно быть в протоколе?
Протоколы родительских собраний могут быть востребованы вышестоящими организациями и различными «органами», его стоит оформлять по определенным правилам. Шаблон протокола собрания должен содержать:
Название собрания и школы (вверху документа) . Например, «МБОУ СОШ №18 г. Кирова. Протокол родительского собрания по итогам II четверти».
Дату и время проведения .
Список участников . Для родителей можно составить пустой нумерованный список, чтобы они вписали свои имена перед началом собрания, или же написать список всех родителей класса и оставить место для подписи. Если же в собрании принимают участие другие учителя, медицинский работник, представители администрации, то их имена и должности также нужно записать.
Повестку дня .
Список выступавших . в т.ч. должен быть указан классный руководитель.
Принятые решения . Если вопросов повестки дня было несколько, то по каждому нужно написать решение.
Подпись секретаря собрания . Им может выступить и классный руководитель, и председатель родительского комитета и просто любой из присутствующих на собрании.
Как зафиксировать ознакомление родителей с информацией?
Если по распоряжениям администрации школы классный руководитель должен донести до родителей какую-то информацию или провести инструктаж (ПДД, заболевания гриппом, о клещах и т.п.), можно оформить приложения к протоколу родительского собрания «Лист ознакомления с …», «Инструктаж…», где каждый родитель должен оставить подпись. Строго говоря, обязать родителей поставить подпись школа не может, но иногда лучше «перебдеть» и подготовить приложения.
Если на собрании обсуждаются «поборы»?
Многие классные руководители указывают в протоколе собрания факты сбора средств (на экскурсии, на питание и, что хуже, на ремонт, уборку школы и канцтовары) — это такая двойная игра руководящих: в школе деньги с родителей брать ни за что нельзя . но в то же время классный руководитель вынужден это делать, потому что ему «сказали». Учтите, что если «органы», о которых мы говорили выше, затребуют ваши протоколы, они увидят 25 подписей, свидетельствующих о том, что деньги собирались. В то же время у вас не будет ни одного письменного приказа или распоряжения администрации школы о необходимости сбора средств с родителей, и именно вы, классный руководитель, будете «инициатором» и вы будете нести ответственность. Чтобы этого избежать, мы рекомендуем финансовые вопросы в протоколах не фиксировать или вести отдельные протоколы только для финансовых вопросов.
Где взять образец протокола родительского собрания?
Где хранить все протоколы?
В каких-то учреждениях протоколы просят сразу сдавать завучам, в каких-то они хранятся у классного руководителя. Так или иначе, мы рекомендуем вам делать копию протокола и хранить дома в течение нескольких лет.
Надеемся, наша информация поможет вам без труда оформить протокол родительского собрания. А какие пункты в бланк протокола включаете вы?
Для чего и как проводятся собрания профсоюзной организации?
Никто не будет тратить свое время на то, чтобы просто собраться вместе и поговорить, а потом разойтись. Люди должны знать, с какой целью они придут на собрание, должны понимать, что это затрагивает их интересы. Для того, чтобы привлечь людей, Вы должны составить такую повестку дня, что бы она заинтересовала работников.
Чтобы создать атмосферу праздника и желание людей прийти на собрание в другой раз, организуйте после собрания маленькое чаепитие.
Другое дело - порядок проведения собрания (конференции, если у Вас большой профсоюз). Здесь лучше следовать строго установленной процедуре. Первое, куда Вам стоит заглянуть по данному вопросу - это в Устав Вашей профсоюзной организации.
Обычно, в Уставе прописан порядок созыва собрания (или конференции).
В большинстве случаев, право созыва общего собрания (конференции) принадлежит профкому. Он обязан созывать общее собрание (конференцию) один- два раза в год.
Также он обязан созвать внеочередное общее собрание (конференцию) в том случае, когда этого требует контрольно-ревизионная комиссия, либо одна треть членов профсоюза. В Уставе должно быть указано, сколько времени (дней) требуется для созыва внеочередного собрания (например, 10 дней).
Далее Вы должны всех проинформировать о предстоящем собрании. Повесьте большое объявление там, где собирается больше всего людей - вход в столовую, проходная, на дверях профкома, у бухгалтерии, если в этот день выдают зарплату.
В объявлении вы должны указать:
дату и время проведения собрания. Лучше, если Вы укажите и время завершения собрания - люди быстрее придут, если будут точно знать, когда они вернуться домой.
Место проведения собрания (красный уголок, актовый зал и т.п.) Повестку дня (люди должны из объявления знать, что они придут не просто поговорить, а обсудить вопросы, затрагивающие их интересы). (Образец объявления см. в Приложении № 2)
Объявление лучше всего повесить за 10 дней до дня собрания (конференции), а затем - за 3-5 дней в случае, если объявления срываются недовольной администрацией. А также потому, что о собрании могут забыть, если вы дополнительно раздавали объявления членам профсоюза - они могут их потерять.
Как составить повестку дня
Вы должны тщательно продумать повестку дня: лучше не включать в неё много пунктов, так как обсуждение большого круга вопросов занимает много времени - а долгих собраний не любит никто (люди могут не прийти в следующий раз).
Например: Повестка дня:
1. Доклад Иванова о поездке в США (опыт американских профсоюзов).
2. Путевки в пионерский лагерь.
Как провести собрание (конференцию)
Запланируйте проведение собрания на 1-1, 5 часа. Наш опыт показывает, что это максимальное время, которое могут посвятить люди различного рода собраниям.
Всегда вовремя начинайте и заканчивайте собрание (конференцию) -это покажет то, что Вы цените время людей.
Обычно, у председателя профсоюза есть право открывать собрание (конференцию).
Представьтесь, даже если большинство присутствующих знают Вас -это покажет уважение к новым членам профсоюза и к тем, кто пришел впервые.
Для эффективной работы собрания (конференции) необходимо избрать председателя и секретаря. Лучше, если это будут люди, которые готовились к собранию. Председатель профсоюза может предложить свою кандидатуру председательствующего, а также кандидатуру секретаря -секретаря профкома, который знаком с бумажной работой и умеет правильно составлять протоколы.
Каждую кандидатуру необходимо утвердить голосованием.
Объявите повестку дня. Несмотря на то, что повестка уже разработана, её нужно также утверждать на собрании (конференции).
Лучше, если Вы заранее назначите ответственных, кто будет выступать с докладами по повестке дня. Это должны бьпъ люди, умеющие интересно подавать скучную информацию, обладающие некоторыми ораторскими способностями. Заранее спланируйте, кто за кем будет выступать. Лучше, если докладчик, готовясь к выступлению, напишет свою речь, а Вы с ним обсудите её, проговорите. В докладе не должно содержаться много цифровой информации. Информация лучше воспринимается и запоминается, когда она содержит яркие образы.
Как ведущий собрания, председательствующий должен взять на себя ответственность следить за тем, чтобы все вопросы повестки были рассмотрены, чтобы собрание не затягивалось. Председательствующий на собрании должен следить, чтобы доклад выступающего не затянулся слишком надолго (люди редко воспринимают информацию, подаваемую устно более 20 минут). Если есть возможность подавайте информацию, которую вы хотите довести до членов профсоюза, наглядно: можете писать ключевые фразы, схемы мелом на доске, маркером на больших листах бумаги. Также Вы можете к собранию подготовить яркие, большие плакаты.
Закрывая собрание (конференцию), не забудьте поблагодарить присутствующих за то, что они нашли возможность прийти и выразить свое мнение по волнующему всех вопросу.
Еще один момент: собрание лучше запомнится члену профсоюза и он захочет прийти снова, если какая-то информация будет напечатана и роздана (не нужно писать много, только главные мысли, коротко, ярко). Это может быть информационный листок, листовка (см. Приложение 11 ).
Не забудьте, что на собрании (конференции) должен вестись протокол. Лучше, если Вы заранее составите проект протокола, а также постановлений, которые хотите принять. После (конференции) необходимо проверить, все ли протоколе. В протоколе должно быть указано:
- место проведения собрания (конференции)
- дата проведения собрания (конференции)
- сколько всего членов профсоюза (либо избрано делегатов на конференцию)
- сколько присутствует членов профсоюза (делегатов конференции)
- кто избран председательствующим и секретарем
- повестка дня
- вопросы, по которым проводилось голосование
- результаты голосования (сколько голосовали за, сколько против, сколько - воздержались)
- решение, принятое по голосованию
- протокол должен быть подписан председательствующим и секретарем собрания (конференции).
(Образец протокола учредительного собрания Вы можете посмотреть в приложении № 3 )
Заседания профкома проводятся практически по аналогичной схеме, только Вам будет проще, поскольку количество человек в профкоме значительно меньше, и работают они оперативней, так как каждый знает свои обязанности. Во время заседания профкома также ведется протокол, и по результатам принятых решений выносятся постановления (образцы см. в приложении № 6 ,7 )
Повестка дня совещания образец скачать
Повестка дня совещания образец скачать, экзамен бурильщика эрб, двигатель v6 ауди мануал.
В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Литературные источники содержат немало рекомендаций относительно подготовки совещаний, начиная от выбора формы стола заседаний и пересчета числа наличных стульев, что, конечно, тоже важно, поскольку количество мелочей, которые приходится брать в расчет, довольно велико. Мы рассмотрели последовательность этапов (процессов) совещаний, поэтому ясно, что смежные этапы могут усиливать друг друга, а могут и ослаблять. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего.
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос). Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Полная и частичная перепечатка материалов с невозможна без письменного разрешения администрации сайта и указания активной ссылки на статью-источник. Как правильно готовить, проводить и контролировать служебные совещания примеры организационных документов совещаний регламент проведения совещаний (в условиях автоматизации) регламент проведения совещаний (в условиях автоматизации) утверждаю руководитель компании ххххх фио 2010 г. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям гибкости и удобства использования ее в повседневном режиме. Время вебинара не съедается кофе-брейкамипаузами, перерывом на обед и дорогой. Например, протокол (чего?) заседания педагогического совета совещания начальников структурных подразделений и т.
Повестка дня совещания образец.
14 авг 2012. Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.Именно организационный этап наиболее подходит .
Повестка дня совещания образец.
Подготовка совещаний и оформление протокола - Дело-пресс
Опросный лист по результатам голосования членов совета директоров закрытого акционерного общества по вопросам повестки дня (приложение к протоколу заседания совета директоров закрытого акционерного общества)
Приложение к Протоколу заседания Совета директоров ЗАО "________" N _____ от "___"_________ ___ г.
Совет директоров в соответствии с Уставом Общества вправе принимать решение.
Повестка дня заседания:
1. О созыве внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
2. О форме проведения внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
3. О назначении даты, места, времени проведения внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
4. О дате составления списка акционеров, имеющих право на участие во внеочередном Общем собрании акционеров ЗАО "_________", а также списка акционеров, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций.
5. Об утверждении повестки дня внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
6. Об утверждении формы и текста бюллетеней для голосования на Общем собрании акционеров ЗАО "_________".
7. О порядке сообщения акционерам о проведении внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________".
8. Об утверждении перечня информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению Общего собрания акционеров, и порядке ее предоставления.
Голосование по первому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: созвать внеочередное Общее собрание акционеров ЗАО "_________".
Голосование по второму вопросу повестки дня:
Формулировка решения: провести внеочередное Общее собрание акционеров ЗАО "_________" в форме совместного присутствия.
Формулировка решения: назначить проведение внеочередного Общего собрания акционеров ЗАО "_________" на "___"________ ____ г. на ___ часов и провести его по адресу: _________________________________.
В выбранном Вами варианте голосования напротив своей фамилии необходимо поставить свою подпись.
Голосование по четвертому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить дату составления списка акционеров, имеющих право участвовать во внеочередном Общем собрании акционеров ЗАО "_________", а также списка акционеров, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, на "___"__________ _____ г. <1>
<1> Абз. 2 п. 1 ст. 51 ФЗ "Об акционерных обществах": дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем 85 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
П. 2 ст. 75 ФЗ "Об акционерных обществах": список акционеров, имеющих право требовать выкупа обществом принадлежащих им акций, составляется на основании данных реестра акционеров общества на день составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, повестка дня которого включает вопросы, голосование по которым в соответствии с законом может повлечь возникновение права требовать выкупа акций.
В выбранном Вами варианте голосования напротив своей фамилии необходимо поставить свою подпись.
Голосование по пятому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить следующую повестку дня внеочередного общего собрания акционеров ЗАО "_________":
Голосование по шестому вопросу повестки дня:
Формулировка решения: утвердить форму и текст бюллетеня для голосования на Общем собрании акционеров ЗАО "_________" (форма бюллетеня прилагается к протоколу).
