Как правильно написать гарантийное письмо об оплате (образец)?
Гарантийное письмо об оплате (образец которого законодательноне закреплен), является документом, подтверждающим факт будущей оплаты за сделанные работы или оказанные услуги. Как правильно составить гарантийное письмо и на какие нюансы стоит обратить внимание, вы узнаете из нашей статьи.
В каких случаях необходимо гарантийное письмо об оплате?
Довольно часто при заключении договоров в сфере недвижимости, выполнения различных работ или оказания услуг стороны обговаривают вопрос внесения предоплаты. Однако не во всех случаях предоплата имеет место быть, например - в силу отсутствия денежных средств у одной из сторон. В данном случае целесообразно составить гарантийное письмо о том, что оплата будет произведена после, к примеру, отгрузки. То есть составление этого документа позволяет по согласованию сторон отсрочить оплату.
Второй вариант применения такого письма - в случае, когда гражданину необходимо воспользоваться услугами организации или физического лица, а возможности оплаты этих услуг в данный момент нет.
Гарантийное письмо об оплате (образец можно посмотреть на нашем сайте) - это документ, которым гарантируется оплата в будущем.
Как написать гарантийное письмо об оплате?
При составлении гарантийного письма на оплату рекомендуем вам обратить внимание на следующие моменты:
в правом верхнем углу документа указываются наименование организации и ФИО руководителя (или ФИО физического лица), далее пишется, от имени кого данное письмо составляется
в тексте письма указывается просьба о совершении каких-либо действий - например, просьба о бронировании катера
далее указывается срок оплаты совершенного контрагентом действия
ниже ставится подпись и дата составления письма.
Текст письма должен состоять из простых и понятных фраз. Не нужно оперировать нормами закона и писать витиеватые выражения. Чем проще будет написан документ, тем лучше это будет для обеих сторон.
Форма гарантийного письма на оплату
Законодатель не предъявляет четких требований к форме гарантийного письма на оплату.
По общему правилу считается, что документ составляется в той форме, в которой был заключен основной договор. Но, согласитесь, что в устной форме гарантийное письмо не будет иметь такой силы, как в письменной.
Поэтому, несмотря на все обещания второй стороны, рекомендуем вам настаивать на составлении гарантии в письменном виде.
Если гарантийное письмо составляется от имени юридического лица, то оно, как правило, пишется на фирменном бланке организации и заверяется подписью руководителя (или иного уполномоченного лица) и печатью организации. Физическим лицам можно писать на обычном чистом листе бумаги.
Таким образом, гарантийное письмо на оплату - это частый случай подтверждения обязательств стороны произвести платеж в будущем. Чтобы данный документ имел юридическую силу, и суд принял его в качестве доказательств по делу (в случае неблагоприятного исхода), пользуйтесь нашими рекомендациями и внимательно читайте текст документа.
Как написать гарантийное письмо: ключевые принципы
Содержание:
Гарантийное письмо – это документ, в котором изложены обязательства отправителя по отношению к получателю. Чаще всего оно используется для подтверждения оплаты, предоставления информации третьим лицам, гарантии отсроченного платежа или подтверждения соответствия качества товара условиям договора о купле-продаже.
Гарантийное письмо не заменяет заключение договора между сторонами, и его юридический статус намного ниже. Законом не регулируются правила оформления гарантийного письма, но они были сформированы в деловой сфере.
Как написать гарантийное письмо
Гарантийное письмо, как и любой другой документ, имеет несколько обязательных частей:
Вводная часть – подразумевает указание следующих обязательных элементов: название и код организации, ОГРН и ИНН, адресат, регистрационный номер, заголовок, дата.
Основная часть – суть гарантии. Обычно начинается со слов: «Настоящим письмом гарантирую…» или «Подтверждаем, что…».
Заключительная часть – подпись и печать. Подписи должны ставить руководитель и главный бухгалтер, если это гарантия оплаты.
Приложения – это могут быть: свидетельство о регистрации предприятия, выписка из ЕГРЮЛ (единый гос. реестр юридических лиц), свидетельство о постановке на налоговый учет, приказ о назначении гендиректора и другие документы, в которых есть необходимость.
Для написания гарантийного письма лучше всего использовать фирменный бланк компании.
Заголовок должен быть предметным («О выполнении работ», «О приеме на работу» и т.п.). В тексте не обязательно использовать фразу «гарантийное письмо» или «гарантия», ее можно заменить синонимом (свидетельство, заверение, поручительство и т.п.). Также необходимо указать, какие штрафы предусмотрены за невыполнение обязательств.
Основные правила составления гарантийного письма:
Деловой стиль. Гарантийное письмо является официальным документом, поэтому и написано должно быть в официальном стиле без использования жаргонов и просторечных слов.
Краткость. Нужно использовать четкие формулировки и избегать размытых фраз и длинных предложений – только лаконичное изложение сути.
Объем письма. Письмо должно быть написано на одном листе.
Конкретика. Никаких «может быть» и «возможно». Только конкретные действия, четкие суммы и точные сроки.
Расшифровка подписи. Это ФИО, контакты, должность и пр.
Не стоит забывать, что репутация отправителя и история его взаимоотношений с получателем также влияет на успех гарантийного письма.
Гарантийное письмо об оплате
Такое письмо гарантирует своевременную оплату или возмещение расходов, о чем необходимо сообщить в основной части.
Обязательно нужно прописать банковские реквизиты и юридический адрес компании-отправителя, а дополнительно можно указать:
Возможность кредита.
Ответственность при нарушении сроков оплаты и прочее.
Сумма платежа должна быть точной и указана как в цифрах, так и прописью.
Кроме руководителя свою подпись под таким письмом должен поставить главный бухгалтер (или финансовый директор). Во всем остальном его составление придерживается общих правил написания гарантийных писем.
Гарантийное письмо на выполнение работ
Этот тип гарантийного письма заверяет, что определенный договором объем работ будет выполнен к конкретной дате. Сроков может быть несколько, если предусмотрено поэтапное выполнение работы.
Такое гарантийное письмо может быть составлено и до заключения договора, тогда необходимый к выполнению объем работ должен прописываться в основной части письма. Но чаще всего его пишут, если сроки выполнения по основному договору срываются.
Кроме того, гарантироваться может и качество оказываемых услуг (например, соответствие ГОСТу).
Самое главное правило при составлении гарантийных писем любого вида – все обязательства должны быть исполнены вовремя и в полном объеме. Об этом непременно нужно помнить. Если существует вероятность не уложиться к выбранной дате, следует заменить ее другой, либо сократить список гарантий.
Гарантийное письмо об оплате
Гарантийное письмо содержит обязательства по выполнению определенных действий в установленные сроки. Очень часто данный документ составляется в обеспечение оплаты задолженности перед контрагентом. Скачать бланк гарантийного письма об оплате задолженности можно в конце статьи.
Пишется такое письмо должником обычно в ответ за письмо-напоминание или письмо-претензию. В гарантийном письме должник указывает, в какие сроки задолженность будет погашена и каким способом. Документ закрепляется подписью и печатью и направляется лицу, перед которым возникла задолженность.
Советуем также почитать статью: Как написать гарантийное письмо. где приведена структура этого документа и порядок его оформления.
Также предлагаем скачать образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса – скачать образец. а также о приеме на работу – скачать образец .
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности?
Документ оформляется на фирменном бланке организации или на обычном листе бумаги. Предпочтительнее, конечно, использовать фирменный бланк (если он есть), это добавит доверия к содержимому гарантийного письма.
Обязательно следует указать, кому направляется бланк – ФИО и должность адресата, наименование фирмы.
Гарантийное письмо об оплате должно быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации, где документу присваивается исходящий номер. Этот номер следует прописать вверху бланка.
Также обязательными являются заголовок документа и дата его составления.
В тексте прописываются обязательства произвести оплату. Устанавливается срок, в течение которого будет выполнена оплата, а также документ, подтверждающий возникновение задолженности.
Помимо обязательств, гарантийное письмо обычно содержит также и ответственность за неисполнения прописанных обязательств по оплате долга. Как правило, это штраф в определенном размере (фиксированном или в виде процента от суммы долга).
Также следует привести банковские реквизиты, с которых будет произведена оплата.
Заполненный бланк подписывается ее автором, ставится печать организации. Как правило, на бланке гарантийного письма об оплате ставится подпись руководителя и главного бухгалтера.
Скачать образец гарантийного письма об оплате – ссылка .
Образец гарантийного письма об оплате задолженности
При возникновении задолженности одного лица перед другим и невозможности в данный момент ее погасить, спасти ситуацию может написание гарантийного письма об оплате, с помощью которого должник берет на себя обязательства погасить долг в обозначенные в письме сроки. Ниже, в конце статьи вы можете скачать образец написания такого письма.
Данное письмо очень удобно, так как дает гарантии возврата денежных средств их владельцу. В гарантийном письмо, помимо обязательство по оплате задолженности и сроков оплаты, как правило, также указываются штрафные санкции, которые будут применены к автору данного документа при невыполнении указанных обязательств.
Для того чтобы гарантийное письмо было официальным документам и имело юридическую силу, оно должно быть подписано лицом, имеющим задолженность. Кроме того, на бланке должна стоять печать (если, конечно, она есть).
Как правило, задолженность возникает у покупателя перед поставщиком за полученные товары, работы, услуги. Как написать гарантийное письмо об оплате долга?
Образец оформления гарантийного письма об оплате
Общая структура подобного документа представлена в этой статье .
Основными реквизитами являются:
дата оформления,
номер (исходящий номер, под которым документ зарегистрирован у составителя),
обращение (кому адресуется бланк, в данном случае лицу, задолженность перед которым нужно погасить),
заголовок,
текст,
подписи (в данном случае руководителя и главного бухгалтера),
печать.
Текст гарантийного письма об оплате денежных средств должен содержать информацию о должнике (название организации, ФИО руководителя, ФИО физического лица), банковские реквизиты.
Необходимо указать, на основании каких документов возникла задолженность, каков ее размер и в какие сроки долг будет погашен.
Также указываются штрафные санкции, которые будут применены к должнику при неуплате, например, определенный процент от суммы задолженности за каждый день просрочки.
Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности – ссылка .
Гарантийное письмо об оплате задолженности
С помощью гарантийного письма можно взять на себя обязательства по оплате задолженности за товары, продукцию, услуги, работы. В данной статье предлагаем скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности. Бланк представлен для скачивания бесплатно в формате word.
При возникновении задолженности одной организации перед другой должник может получить письменное или устное напоминание о том, что подошел срок оплаты за товар или услуги. В ответ организация, за которой числится задолженность, может произвести оплату либо взять на себя обязательства оплатить долг в определенные сроки. В последнем случае может понадобиться письменное доказательство того, что организация должник действительно сдержит свое обещание. В качестве письменного доказательства выступает гарантийное письмо – документ, в котором в письменной форме выражаются обязательства оплатить определенную сумму денег до определенной даты. В случае неисполнения данного обязательства может быть прописан штраф.
Также предлагаем скачать образцы других гарантийных писем: о приеме на работу – скачать. о предоставлении юридического адреса – скачать .
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности?
Письмо лучше оформить на фирменном бланке организации.
Вверху нужно указать:
Название организации, для которой пишется гарантийное письмо, ФИО и должность руководителя
Исходящий номер документа
Дата оформления
Заголовок, например, «об оплате задолженности».
Далее в основном тексте необходимо указать размер задолженности, порядок погашения этой задолженности, сроки, суммы, способ оплаты. Необходимо привести перечень документов, которые подтверждают данный долг.
Если оплата будет произведена путем безналичного перечисления, то следует привести банковские реквизиты, с которых будет совершен платеж.
Также желательно в гарантийном письме указать штрафные санкции, которые последуют в случае неисполнения обязательств (неоплаты указанной суммы в установленный срок).
Письмо подписывается представителем организации должника – руководителем, ставится печать.
Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности – ссылка .
