В каждой уважающей себя организации должна существовать своя документация. Помимо этого существует необходимость писать различные деловые письма и служебные записки. В таком случае письмо будет иметь представительный статус, если оно написано на бланке именно этой организации.
Если вы хотите подчеркнуть солидность своей компании, то бумага для писем должна содержать информацию о том, кто вы, какую компанию представляете, дату, подпись, герб. Все эти реквизиты значительно увеличивают вашу значимость в глазах адресата.
Он понимает, что имеют дело с солидной конторой и будут реагировать соответственно. Основывается составление такого бланка на различных документах учредительного характера в каждой конкретной организации. В любой организации бланк письма будет разным. В зависимости от сопутствующих документов и стремления выразить себя, но при этом не перестараться и создать нужное впечатление.
Сам по себе бланк письма может содержать следующие реквизиты:
Обязательно Государственный Герб. Конечно Российской Федерации, мы же с вами русские люди и должны быть патриотами своей страны (2. Герб субъекта РФ или 3. Возможно наличие герба компании или товарного знака).
Индивидуальный код организации
Каждой организации присваивается свой регистрационный государственный номер и на бланке письма он также должен присутствовать. Это позволит вашему адресату при необходимости проверить и удостовериться, что ваша фирма действительно существует и имеет все государственные лицензии и так далее.
ИНН и КПП. Все эти номера отражают то, что организация является послушным налогоплательщиком и несет свою меру ответственности перед государством.
Название организации. Не слишком вычурно, деловым шрифтом, но заметно, чтобы все видели.
Все самые важные и актуальные данные справочного характера относительно организации.
Дата.
Сам документ подлежит обязательной регистрации и указанию соответствующего номера.
Нужная ссылка на номер регистрации и дату документа.
Реквизиты адресата.
Текстовый заголовок.
Контрольная отметка.
Основной текст документа.
Все бланки писем изготавливаются обычно исходя из двух вариантов. Это может быть продольное или угловое расположение необходимых реквизитов.
Угловое расположение реквизитов в значительно большей степени зарекомендовало себя в деловой практике, чем продольное.
Это удобно, поскольку справа остается полезное пространство, где можно внести необходимые данные или наложить свою резолюцию. Но и у продольного расположения реквизитов есть свои плюсы.
К одному из самых важных плюсов относится то, что название организации может быть слишком длинным. Или сами реквизиты на двух и более языках. В таком случае при угловом размещении получится просто некрасивое нагромождение букв и в результате официальный документ приобретет непрезентабельный вид. Чтобы этого избежать и применяется продольное размещение всех необходимых реквизитов и данных.
Сам бланк письма может быть изготовлен не только для руководителя компании. В некоторых случаях он может быть составлен и для отдельного должностного лица, если ему положено представлять интересы компании и необходимо делать это официально.
В практике делового документооборота деловые письма являются обязательным условием. Необходимо контактировать с партнерами, инвесторами и прочими заинтересованными лицами. Делать это лучше всего на специальном бланке.
Он будет полностью отражать все нужные реквизиты и название компании, а также нести на себе представительские черты и характерные особенности именно вашей компании. Скачать бланк письма можно в правом верхнем углу.
Рекомендательное письмо может быть написано не только на физическое лицо, но и на организацию, образец написания подобного письма предлагаем скачать по ссылке ниже.
Рекомендательное письмо на организацию может написать другая организация с целью порекомендовать ее как надежного и стабильного партнера. В данном случае в тексте дается характеристика компании, оценка ее работы, выделяются положительные стороны сотрудничества. Пишется обычно по запросу компании к своим партнерам для того, чтобы позже предъявить его своим потенциальным клиентам или партнерам.
На заметку! Предлагаем также скачать образец написания рекомендательного письма для бухгалтера – ссылка. для водителя - ссылка. образец для студента – скачать. для сотрудника – скачать .
Как написать рекомендательное письмо организации?
Придерживаться нужно общих правил написания, характерных для рекомендательных писем и рассмотренных в этой статье .
Если письмо адресуется конкретному лицу, то его реквизиты указываются в правом верхнем углу. Вверху или внизу бланка ставится дата оформления. По центру прописывается заголовок документа.
Для оформления удобно воспользоваться фирменным бланком организации.
В тексте необходимо оценить потенциальные возможности при работе с компанией, рекомендации на которую пишутся. Как правило, выделяются положительные стороны компании, ее надежность, стабильность, высокий уровень профессионализма персонала и пр.
Руководитель компании, написавшей рекомендательное письмо на другую организацию, подписывает документ, указывается свои ФИО.
Скачать образец рекомендательного письма организации можно по ссылке .
Ежедневная рассылка Новостей ЭОС
Ежемесячная рассылка Новостей ЭОС
Ежедневная рассылка Новостей партнеров
Ежемесячная рассылка Новостей партнеров
Ежедневная рассылка Новостей для учебных заведений
«Стартовый капитал – репутация и опыт»
Главное о бланках организаций
С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые - наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.
Что является бланком
Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые&hellip
Между тем в современном делопроизводстве понятие бланк довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98
2.2. делопроизводство
2.2.1. Документирование
[…]
44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа […]
Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1. но далее имеется дополнение:
Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 5.
5. Разработка стандартных бланков
5.1. […]
Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.
[…]
В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа . официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки . предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.
Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.
Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Требования к бланкам
Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием 2. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.
Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.
Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):
формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 210 мм)
поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее
цвет бумаги: белый или светлых тонов
нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.
К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.
Разновидности бланков
В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.
Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.
Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.
Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.
Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:
Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации
Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование
1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования 3 в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках . в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.
Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.
2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.
3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.
4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.
[…]
Статья 1484. Исключительное право на товарный знак
1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.
2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака :
1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации
2) при выполнении работ, оказании услуг
3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот
4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе
5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.
3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.
Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты 4 :
эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ)
наименование организации – в соответствии с ее учредительными документами сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на бланке помещают в скобках ниже полного или за ним если в учредительных документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают ниже наименования на русском языке или справа
Благодарственное письмо организации
Благодарственное письмо организации пишется, как правило, от другой организации, являющейся ее партнером. Скачать примерный образец письма-благодарности, адресованной организации, можно по ссылке ниже.
За что одна организация может поблагодарить другую? Может быть выражена благодарность за успешное и долговременное сотрудничество, за своевременно отгруженную продукцию, качественно оказанные услуги, хорошо и быстро выполненные работы. Также можно поблагодарить за гостеприимство, за успешно проведенные переговоры и т.д.
Кроме того, благодарственное письмо может быть ответом на письмо-поздравление или письмо-приглашение.
Как написать благодарственное письмо организации?
Письмо должно выглядеть деловым и официальным, для этого обычно используется фирменный бланк предприятия.
Письмо может быть адресовано руководителю организации, в этом случае в тексте благодарственного письма нужно выделить ФИО и должность руководителя.
Руководителя можно не выделять, можно выразить благодарность организации в целом.
В тексте уместны слова «выражаем благодарность», «выражаем искреннюю признательность», «благодарим за». Обязательно указывается, за что именно благодарится организация. Высказываются пожелания о дальнейшем развитии отношений и взаимовыгодном партнерстве.
Благодарственное письмо должно быть подписано. Если оно составляется от имени другой организации, то подписать его должен руководитель с указанием ФИО и должности.
Благодарственное письмо организации может выглядеть следующим образом:
Уважаемый Петр Николаевич!
Благодарим Вас за радушный прием, гостеприимство, оказанные во время нашего визита к вам.
Надеемся, что проведенные во время приема переговоры будут способствовать дальнейшему укреплению и развитию партнерских отношений.
Опрос
Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:
1. наименование компании,
2. логотип (при наличии),
3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail. сайт (при наличии),
4. банковские реквизиты (по желанию).
Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.
Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.
Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.
В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.
Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.
Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.
Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.
Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.
Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.
Важно, чтобы Ваш фирменный бланк содержал основную информацию о компании и чтобы Ваш контрагент всегда смог найти в нем информацию для связи с Вами.
