(Наименование предприятия) _______________________________________________________________ организует бизнес-тур на комфортабельном теплоходе "_____________" по маршруту ________________________________. Здесь бизнесмены могут завязать контакты с деловыми людьми из Европы, США, Канады, Австралии, Германии, Китая.
По индивидуальному выбору участники тура могут получить знания и практические навыки предпринимательской деятельности в условиях свободного рынка прослушать лекции по малому и среднему бизнесу, банковскому делу, защите коммерческой информации.
Для участия переведите по безналичному расчету ________________ рублей на расчетный счет ___________________ в ____________________________________________.
Справки по телефону ________________ в рабочее время.
КОММЕНТАРИИ:
Информационные письма - разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное лицо или предприятие о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. Вместе с тем при большой значимости излагаемых в нем событий или фактов письмо подписывает руководитель предприятия или его заместитель. Объем информационного письма может варьироваться. Нередко к информационным письмам прибегают для пропаганды своей деятельности.
Образцы информационного письма
Информационное письмо – это деловое письмо, которое может содержать любые сведения, который автор хочет донести до адресата. В данной статье разберемся, как написать информационное письмо грамотно и правильно, какой структуры оформления документа нужно придерживаться.
Кроме того, в конце статьи в качестве образца можно скачать пример оформления информационного письма о смене руководителя и о снижении цен на продукцию.
Информационные письма относятся к некоммерческим, могут содержать информацию уведомительного характера о любых событиях или изменениях в организации: о смене директора, об изменении цен, о проведения какого-либо мероприятия, о смене реквизитов, о предстоящей отгрузке и т.д.
Также информационные письма могут содержать подтверждающие сведения, например, о получении товара, денежных средств, документов и пр.
Бывают информационные письма, содержащие напоминание о чем-либо, каком-либо важном событии, о наступлении даты оплаты, об окончании действия договора.
И, наконец, информационные письма могут содержать рекламу, то есть иметь рекламный характер. В таких документах может содержаться сведения о проведении выставок, дегустаций, акцией, скидках и пр.
Как оформить информационное письмо?
Как правило, все информационные письма подлежат регистрации в документообороте организации автора. Это необходимо для того, чтобы иметь подтверждение тому, что письмо составлено и направлено адресату. Исходящий номер документа указывается на бланке информационного письма. Кроме того, ставится дата оформления, в правом верхнем углу указывается, кому адресуется письмо, например, руководителю организации адресата.
Информационное письмо должно иметь заголовок, например, «о снижении цен на продукцию».
Текст информационного письма должен кратко и лаконично отражаться суть его написания. Если необходимо изложить достаточно много сведений, то лучше оформить ее в виде дополнительного приложения на отдельном листе.
Письмо обязательно должно быть подписано, желательно руководителем организации, его написавшей. Если есть печать, то ее можно поставить на подпись руководителя, но печать не является обязательным реквизитом информационных писем.
Для оформления можно воспользоваться фирменным бланком организации.
В качестве примера вы можете скачать образцы оформления, представленные ниже. Используйте их в качестве шаблона для написания своего варианта.
Скачать образец информационного письма о снижении цен – ссылка .
Скачать образец письма о смене директора – ссылка .
Как написать информационное письмо
Информационным письмом называется документ, предназначение которого - служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.
Согласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.
Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения. Служебное письмо с важной информацией может быть направлено с целью ознакомления адресата с изменениями и нововведениями, произошедшими в рамках законодательной базы и нормативных актов разного назначения.
Если к письму прилагаются дополнительные документы (справки, инструкции, нормативные акты и пр.), то в примечании следует упомянуть название каждого из приложений и количество присутствующих в нем страниц.
Правила оформления информационного письма идентичны правилам, касающихся принципов оформления любой деловой переписки.
Информационное письмо о смене директора скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 3 823)
Скачать информационное письмо о смене реквизитов (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 6 011)
Скачать информационное письмо о повышении цен (Размер: 88,4 KiB | Скачиваний: 7 180)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Как оформить информационное письмо
Каждая организация должна уделять особое внимание официальной переписке. Ведь она является частью имиджа и поддерживает деловую репутацию. Информационное письмо - пример одного из видов такой переписки, и ниже речь пойдет именно о правилах его оформления.
Как правило, такие письма носят официальный характер, составляются по типовому шаблону и имеют обобщенного адресата (рассылка осуществляется по списку). Кстати, сразу следует оговориться, что использование местоимения Вы, написанного с большой буквы, допустимо при конкретном обращении только к одному человеку. Во всех остальных случаях следует использовать строчную букву: ваше, вам.
Предназначается информационное письмо действующим или потенциальным партнерам организации. Сведения, которые следует сообщить адресату, должны быть максимально информативными. Не исключено, что такой документ может содержать различные приложения к сообщаемой информации. Письмо должно составляться в соответствии с общепринятыми правилами делопроизводства.
Слева, в верхнем углу письма, обязательно должны быть указаны реквизиты и контактная информация организации, являющейся автором. В случае наличия в организации углового штампа, следует его проставить, так как он является носителем необходимой информации. Если информационное письмо инициировано вами, укажите дату и исходящий номер. В ответах на запрос необходимо указывать дату и номер входящего документа. Верхний же правый угол предназначается для обозначения адресата. Причем, неплохо бы было узнать персональные данные руководителя организации - получателя письма, и перечислить его должность, название компании и полный адрес местоположения.
Теперь немного о самом тексте. Продумайте и укажите тему сообщения. К примеру, о проведении выставки или о рассмотрении предложений. Начните вступительную часть со слов: Сообщаем вам&hellip, Доводим до вашего сведения&hellip и тому подобное. Вступление напрямую зависит от вида информационного письма и его целей. Далее, как можно подробнее попытайтесь донести основную мысль послания. При необходимости добавьте приложения и не забывайте перечислить их названия в конце письма, а также впишите количество прилагаемых листов. Завершать информационное письмо следует заверениями в уважении, а также указанием должности и личных данных автора-составителя. Обязательна подпись и контактный телефон исполнителя.
Существует несколько разновидностей информационных посланий, краткое описание которых дается ниже.
Рекламно-информационное письмо (коммерческое, презентационное) заостряет внимание публики на товарах, событиях, услугах. Оно не предполагает прямого обращения к конкретному адресату, поэтому готовить ответ на него не требуется. Цель такого послания - указать какие-либо преимущества или побудить к действию.
Письмо-сообщение отражает события, взаимно интересные для обеих сторон, в отличие от письма-уведомления, ценного только для получателя.
Основной целью письма-извещения является информирование адресата о проведении публичного мероприятия, например, выставки, совещания, конференции. Такое информационное письмо имеет обязательный атрибут - конкретные детали об условиях, месте и времени проведения.
Пример информационного письма :
Учебный бизнес-центр Стелла сообщает о проведении обучающего семинара по теме Налогообложение индивидуальных предпринимателей, и предлагает Вам принять в нем участие. Программа обучающего семинара прилагается. Проведение семинара назначено в большом актовом зале административного здания ЗАО Агрегат на 12 января 2013 года. Регистрация участников будет проводиться с 9-00, начало проведения семинара в 10-30. Адрес: г.Можайск, ул.Ленина, 54. В случае Вашего согласия убедительно просим подтвердить участие до 11 января 2013 года. На все интересующие вопросы Вам ответят в нашем офисе или по телефону: 45-16-28.
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Оформление информационно-справочных документов
Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.
К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.
Справка - это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.
Справки бывают двух видов:
— справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справка, направляемая за пределы предприятия. оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты :
