Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки
просьба выполнить условия контракта
основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).
Основная цель написания данного вида делового письма - напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.
Примеры фраз письма-напоминания:
Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.
Первое упоминание
1 позволит Вам напомнить о
2 Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что Вы имеете задолженность
3 Просим Вас обратить особое внимание на то, что у Вас есть задолженность на сумму
4 Хотели бы напомнить Вам о
5 Напоминаем Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)
6 Считаем нужным напомнить Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)
7 Вынуждены напомнить Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной Вами полиграфической продукции проходит (дата)
8 В Кстати, напоминаем Вам, что отгрузка Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)
9 Уместно будет напомнить, что
10 Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что Вы устраните ее в течение
11 Чтобы Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек
12 Наша бухгалтерия сообщила, что Вы вовремя не оплатили несколько счетов
13 Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена. в ближайшее время
14 Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу
Повторные напоминания
1 Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить Вам о
2 На сожалению, вынуждены снова напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченных счетов
3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов
4 Задержка Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли Мы сохраняем за собой право дальнейших действий
5 Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта
6 Жаль, но вынуждены сообщить Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что Вы вовремя не оплатили предыдущих
7 Мы никогда не беспокоили бы Вас такими напоминаниями, если Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства
8 Напоминаем Вам, что Вы согласились на оплату в определенный нами термин Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с Вашего счета% неуплаченной суммы
9 Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)
10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить Вам о долге, срок выплаты (уплаты) которого закончился еще (дата)
11 протяжении последних недель Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании К сожалению, мы не получили от Вас никакого ответа
12 Нам неприятно снова обращаться к Вам по этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа
13 Мы раз продолжаем Вам срок для оплаты счета-фактуры
14 Просим оплатить задолженность в течение дней
15 Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели
16 Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)
17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к Вам с просьбой объяснить, почему Вы не оплачиваете счета, но, к сожалению, так и не получили ответа
18 Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены
19 Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит ущерб нашему сотрудничеству, которая когда-то была плодотворной
Последнее напоминание и предупреждение о дальнейшие юридические действия
В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуации: 66
1 Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела
2 Поскольку Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату
3 нам очень обидно сообщать, что учитывая большую задолженность Ваш кредит временно закрыт
4 На сожалению, длительная неуплата Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату
53 учитывая, что Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чека, удостоверяющий оплату, мы вынуждены временно приостановить выполнение всех Ваших заказов
63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры
7 Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата) Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд
8 Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с Вами контракт
9 Задержка Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд Мы расстроились Вашим небрежным отношением к нашим просьбам
10 Мы не имеем возможности больше ждать оплаты Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга
11 Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены раз ирваты с Вами контракт
12 Предупреждаем Вас о своем намерении расторгнуть контракт
13 Все наши просьбы о погашении Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации
14 Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным
Письмо-претензия, рекламационный письмо
Это - служебное письмо, в котором выражается недовольство по поводу нарушения условий заключенного соглашения, например, нарушения согласованных (определенных) сроков поставки товара, несоответствия последнего по апропонованим образцам, неудовлетворительного дизайна или упаковке дисков тощ.
Обнаружив нарушение, вы имеете право высказать партнеру претензию и требовать их ликвидации, скажем, замены некачественного товара вы можете настаивать на возмещении причиненных убытков, уплате штра АФУ и, конечно, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта.
Обычно сначала присылают письмо-напоминание, в котором аргументировано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а затем-претензию
Например:
Уважаемые!
Считаем нужным напомнить Вам, что, соблюдая условия заключенного нами контракта № от (дата), мы отправили в Вашу страну специалистов нашей фирмы, чтобы провести геологическое исследование местности Согласовано (договоренность), что оплату предоставленных услуг Вы совершать ежеквартально по нашим сч тов и подробную калькуляцию, прилагаемых к ним Такой порядок оплаты предусмотрен в 10 контрактов, по условиям которого мы выставили первый счет за предоставленные специалистами услугуги.
Очень жаль, но этот счет был оплачен частично Так, осталась некомпенсированной стоимость проезда членов семей наших специалистов Итак, Вы без согласования с нами уменьшили сумму выставленного счета, что противоречит ст 15 Контракткту.
Кроме того, хотели бы обратить Ваше внимание на то что Вы не выполнили других условий контракта, которые предусматривают:
1) предоставление нашим специалистам бесплатного медицинского обслуживания (в 12 контракта)
2) обеспечение наших работников транспортными средствами (в 1 7 контракта)
По поводу п. 2 следует заметить, что предоставленные Вами транспортные средства находятся в неудовлетворительном состоянии и нередко вызывают опоздания сотрудников на работу
Учитывая это, просим Вас незамедлительно принять все необходимые меры, чтобы ликвидировать указанные нарушения
Уважаемые господа!
Мы очень обеспокоены неожиданной задержкой с поставкой заказанного товара, ведь знаем, что обычно Вы ответственно относитесь к своим обязанностям
Согласно нашей соглашения о закупке от (дата) товар должен быть отгружен не позднее (дата) К сожалению, мы до сих пор не получили его Думаем, что это лишь недосмотр, и надеемся в течение следующей недели получить товар
Ждем ответа
Если партнер не отреагирует на такое письмо, вам следует проявить категоричность Например:
Уважаемые господа!
В письме от (дата) мы сообщили Вам о окончательный срок поставки заказанного товара Очень жаль, но Вы до сих пор не отгрузили товар, нарушив условия соглашения Поэтому мы вынуждены аннулировать свой заказ
Уважаемые господа!
Вынуждены сообщить, что, к сожалению, до сих пор не получили от Вас банковской гарантии
Учитывая это, мы хотели бы напомнить о письме от (дата), д а-м Вы обратились к нам с просьбой о замене расчетов учитывая дополнительные расходы, обусловленные открытием аккредитива
Учтя Ваши трудности, объединение пошло Вам навстречу и согласилось на инкассовую форму расчетов Вы согласились на предложенное и обязались в течение двух недель предоставить гарантию банка на оплату 8 80% стоимости контракту.
Из-за задержки в предоставлении Вами банковской гарантии мы вынуждены были остановить поставки (название товара) Заразу порту находится более 600 т (название товара), / 'расходы за хранение присоединятся к сумме Вашего счета
Просим немедленно отправить банковскую гарантию и подтвердить согласие оплатить расходы за хранение товара в порту
Уважаемые господа!
Нам очень обидно, и мы вынуждены вернуть полученные от Вас товары Вы, к сожалению, нарушили определенный в письме от (дата) срок поставки Поэтому мы вынуждены были заказать эти товары в другой фирме
Добавляем счет за нанесенный нам ущерб и просим срочно оплатить
Уважаемые господа!
На основании Вашего заказа от (дата) мы отгрузили товар транспортной компании (название), которая доставит его Вам
Согласно пункту 5 договора оплата должна быть осуществлена. через дней после поставки товара К сожалению, на наш банковский счет до сих пор не поступили деньги
Просим немедленно оплатить счет на сумму Ждем подтверждения перевода
Уважаемые!
Подтверждаем получение (название товара) согласно заказу № от (дата) При проверке мы обнаружили, что не хватает единиц Полагаем, что при отгрузке Ваш транспортный отдел допустил ошиб лкстився помилки.
Просим немедленно осуществить недопоставку Дополнительные транспортные расходы должны быть оплачены за Ваш счет
Уважаемые!
Наши эксперты обнаружили, что качество снабженного Вами (дата) товара, который был отгружен в соответствии с накладной № в счет контракта № от (дата), не соответствует ни качества, описанной в Вашей предложению ее, ни качества образцов, которые Вы нам присылалиам надсилали.
Очень жаль, но вынуждены вернуть Вам эти товары
Просим заменить их на качественные, соответствующие образцам Будем благодарны, если в дальнейшем Вы четко будете придерживаться всех пунктов контракта и выполнять заказы на должном уровне
Уважаемые господа!
Убеждены, что это лишь досадное недоразумение При проверке первой партии груза, которого мы получили от Вас, оказалось, что поступили не все заказанные товары
Убедительно просим Вас немедленно (как можно быстрее) дать нам ответ и объяснить эту неприятную ситуацию
До получения объяснения мы сохраняем товар в наших складских помещениях
2) 8 упакованных имеют недостатки производственного характера
3) 6 упакованных залиты жидкостью
Итак, мы получили 19 некачественных упакованных Возвращаем Вам поврежденные товары и предупреждаем, что гривен будет вычислен из остатка по контракту № от (дата), К письму добавляем акт проведения экспертизы С С. З повагою.
Письмо-напоминание, образец.
Кол-во просмотров этого документа
Целью письма-напоминания является побуждение получателя выполнить какое-либо еще невыполненное обязательное действие. Такое письмо может предупреждать получателя о принятии определенных мер, в случае невыполнения им своих обязательств. Письма такого характера могут содержать напоминание об оплате долга. Их отправляют в случае, если желаемого результата не удается добиться с помощью переговоров или не был получен ответ на ранее отправленное письмо. Во многих случаях письмо-напоминание может являться просьбой.
Как написать письмо-напоминание
Структура письма-напоминания имеет следующий вид:
ссылки на договор или пункты другого документа, которые определяют обязательства сторон совершивших сделку
просьба выполнить предписанные контрактом условия
перечень мер, которые могут быть приняты при невыполнении обязательств.
Данное деловое письмо пишется с целью напомнить получателю о необходимости выполнения взятых обязательств, или проинформировать его повторно, если ответа на предыдущее письмо не последовало.
Примеры фраз письма-напоминания:
Напоминаем Вам&hellip
Ставим Вас в известность &hellip
Письмо-напоминание
Ведущее издание для профессионалов
Рубрика: Делопроизводство
Письмо-напоминание - деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.
Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:
Напоминаем Вам… Напоминаем о сроках выполнения… Вторично напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Считаем необходимым обратить ваше внимание на… Ставим Вас в известность, что…
Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:
Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки и просим в 10дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.
Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.
В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере. Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: Вторично напоминаем, что… или Напоминаем вторично, что… Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату. В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… В противном случае мы не несем ответственности за… В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.
Письмо-напоминание предшествует письму-требованию. Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.
Пример текста письма-напоминания
Напоминаем, что ваша организация ООО Кладезь (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб. Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815. При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона О связи узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС. При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны. Время работы отдела расчетов за услуги связи: рабочие дни, кроме пятницы, - с 830 до 1730, дежурный - с 1730 до 1900. Пятница - с 830 до 1615, дежурный - с 1615 до 1900. Суббота, дежурный - с 830 до 1600.
Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.
Пример письма-напоминания (ссылка на документ Word)
