В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.
Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками . Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.
Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.
Основные правила составления
В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.
Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.
В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).
В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).
Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.
В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.
Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.
Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.
Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.
Архивная справка о трудовом стаже – образец первый
04.04.2014 № 01-25/001279
На № б/н от 01.04.2014
Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).
Инструментарий справедливости Труд и занятость населения Подтверждение стажа Оформление архивной справки
Бывший или действующий работник приходит в кадровую службу.
Пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку о подтверждении стажа.
К заявлению прилагается копия трудовой книжки и паспорта (при наличии).
В течение 15 дней работник кадровой службы должен произвести действия по подготовке такой справки.
1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДАННЫХ:
В идеальном варианте гражданин предоставляет в кадровую службу запрос из пенсионного фонда.
В архиве организации (при наличии) находите все документы, имеющиеся в наличии по данному работнику. К ним относится: личная карточка работника, приказы по личному составу, лицевые счета.
Собрав все необходимые документы, Вам необходимо начинаете оформить сам документ.
2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ:
по состоянию на 25 января 2005 года
Составление и оформление архивных справок о трудовом стаже
Наиболее распространенными видами справок, выдаваемых архивами организаций по социальноправовым запросам, являются справки о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы граждан.
Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие запросу. При наличии в архиве документов, указанных в заявлении, за разные годы сначала просматриваются те из них, которые датированы более поздним сроком. В них могут содержаться обобщающие данные за весь период (списки с указанием, с какого года работает данное лицо в организации, справки, удостоверения и др.), что позволит ограничиться просмотром только части материалов и сэкономить время на наведение справки.
Если в заявлении неполно или неточно указаны сведения, необходимые для наведения справки, у заявителя запрашиваются дополнительные данные. Например, если заявителем является женщина, то выясняется, под какой фамилией она работала в те годы, к которым относится запрос. Следует установить полное официальное наименование организации, имевшиеся факты ее переименования (преобразования), а также в какой должности и в течение какого срока работал в ней заявитель.
Если запрашивается информация о работе гражданина в нескольких организациях, то необходимо уточнить даты начала и прекращения работы в каждой из них. Это позволит обеспечить правильный поиск необходимых документов и сократить сроки исполнения запроса.
Для подготовки архивных справок о трудовом стаже используются следующие группы документов:
· постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу
· протоколы общих собраний работников, заседаний, конференций
· лицевые счета и ведомости на получение заработной платы
· регистрационные и алфавитные карточки по учету кадров, в том числе личные карточки формы Т2
· алфавитные, именные, послужные и трудовые списки
· оформленные и заверенные табели
· документы организации, подписанные заявителем с указанием занимаемой им должности
· документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.
В случае отсутствия в архиве организации документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж заявителя, при исполнении запроса могут использоваться приказы по основной деятельности, профсоюзные билеты и другие документы.
Используются также официальные документы и их заверенные копии, включенные в состав личных дел работников. Однако следует помнить, что официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. В связи с этим из документов личного дела для подтверждения трудового стажа могут использоваться заверенные в установленном порядке копии приказов о приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении,
поощрении (награждении), аттестационные документы (характеристики, аттестационные листы и др.). Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные заявителем, не могут служить основанием для выдачи архивной справки о трудовом стаже. Содержащиеся в них сведения при необходимости письменно сообщаются заявителю.
В справки о подтверждении трудового стажа включаются данные только за тот период, за который имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности (профессии), которую занимал заявитель, и указывается период его работы.
Чаще всего трудовой стаж подтверждается на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. В этих случаях в справке необходимо указывать номера приказов и их даты.
Образец архивной справки о трудовом стаже,
составленной на основании приказов по личному составу
Государственный герб
Республики Беларусь
СПРАВКИ О ПОДТВЕРЖДЕНИИ ТРУДОВОГО СТАЖА
- Архив внешней политики Российской Федерации (далее АВП РФ) предоставляет справки, подтверждающие трудовой стаж сотрудникам Центрального аппарата и загранучреждений МИД СССР/России, членам их семей, а также сотрудникам подведомственных организаций Министерства.
- АВП РФ предоставляет справки членам семей сотрудников иных советских/российских организаций за границей, принятым на месте на работу в загранучреждения МИД СССР/России.
- АВП РФ предоставляет выписки из приказов по Центральному аппарату и загранучреждениям МИД СССР/России.
Гражданам, командированным на загранработу по линии других организаций, для подтверждения стажа необходимо обращаться в направлявшие их организации.
ЗАЯВЛЕНИЯ . заполненные в соответствии с прилагаемыми образцами, направляются:
- почтой по адресу – 119200 г. Москва Г-200, Смоленская-Сенная, д. 32/34, Историко-документальный департамент МИД России
- доставляются лично в Экспедицию МИД России по адресу – г. Москва, Денежный переулок, д. 19 (метро "Смоленская")
- по факсу (499) 244-11-50
Архивная справка готовится в сроки, установленные российским законодательством (до 1 месяца с момента регистрации в Историко-документальном департаменте МИД России) и направляется по почте заказным письмом на имя заявителя.
Справки о заработной плате в загранучреждениях и Центральном аппарате МИД СССР/России предоставляются Валютно-финансовым департаментом Министерства.
О ВЕДОМСТВЕННЫХ ЗНАКАХ ОТЛИЧИЯ
Уважаемые заявители,
В соответствии с Российским законодательством нагрудный знак «Министерство Иностранных Дел Российской Федерации. 200 лет» ─ это юбилейная награда, не являющаяся знаком отличия в труде. Приказа по Министерству относительно этого нагрудного знака не издавалось, и его наличие не является основанием для получения медали и удостоверения «Ветеран труда».
В МИД России к числу ведомственных знаков отличия относятся только «Почетная грамота МИД России», подписанная министром или его заместителем и вручаемая за многолетнюю работу в Министерстве, а также знак «Почетный работник МИД России».
ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ЗАЯВЛЕНИЙ
1. Для получения справки, подтверждающей стаж работы (приложение № 1).
2. Для получения выписок из приказов по Центральному аппарату МИД СССР/России и его загранучреждениям (приложение № 2).
О РАБОТЕ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АВП РФ
Уважаемые исследователи,
Сообщаем для Вашего сведения, что Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ) не является федеральным публичным архивом. В связи с этим оформление допуска к работе с документальными материалами АВП РФ занимает один месяц с момента обращения.
Время работы читального зала
образец заявления в архив о трудовом стаже
12 февраля 2015 - 16
Форма заявления на подтверждение трудового стажа. * Форма заявления на подтверждение трудового стажа. Текст документа (.pdf, 117.4 кб) предпросмотр · Текст документа (.doc, 30 кб) предпросмотр.ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ВЫПОЛНЕНИЕ АРХИВНОЙ СПРАВКИ * ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ВЫПОЛНЕНИЕ АРХИВНОЙ СПРАВКИ. О ТРУДОВОМ СТАЖЕ. Директору КУ «Трудовой архив. г. Мариуполя». от Семенова . Образцы бланков заявлений * 15 окт 2013. Образец заполнения. Архивная справка о подтверждении трудового стажа. Заявление о приеме документов в архив на хранение . Трудовой архив - Информация - Мариупольский городской совет * Коммунальное учреждение «Трудовой архив г. РЕЖИМ РАБОТЫ КУ « ТРУДОВОЙ АРХИВ Г, МАРИТУПОЛЯ». образец заявления о трудовом стажеИсковое заявление в суд образец о подтверждении трудового. * Исковое заявление в суд образец о подтверждении трудового стажа. в суде при подтверждении трудового стажа, если архивы работодателя не . Обращение (заявление) о подтверждении трудового стажа. * Государственное учреждение «Объединенный государственный архив. Обращение (заявление) о подтверждении трудового стажа, заработной . Порядок исполнения запросов * 2. Запросы от граждан принимаются на бланках архива, выдаваемых во время приема. Образец бланка заявления о подтверждении льготного стажа в. книжки (для подтверждения трудового стажа или заработной платы).Исковое заявление на восстановление трудового стаж * Образец искового заявления в суд на восстановление трудового стажа, при утере трудовой книжки и не. Архив ответов за 2000 - 2015 гг. здесь.Услуги архива * 8 май 2013. Новосибирска «Новосибирский городской архив» Услуги архива. о подтверждении трудового стажа (см. образец заявления)."перерасчет пенсий". Все новости, помеченные "перерасчет. * Валерий Соменко помог составить заявления и оставил список. в связи с увеличением стажа, о корректировке страховой части трудовой пенсии и др.Образцы заявлений * о трудовом стаже. ОБРАЗЦЫ ЗАЯВЛЕНИЙ. О подтверждении стажа работы. О выделении земельных участков. Директору Государственного архива.Форма запроса о подтверждении трудового стажа * Форма тематического запроса · Запросы для. Обращение к директору архива · Методическая. Форма запроса о подтверждении трудового стажа.Образцы и формы для запросов или обращений * 14 янв 2014. характера: Подтверждение трудового стажа, заработной платы. Запрос пользователя рассматривается руководством архива или . Обращения граждан * Для подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, учёбы следует. его заявление произвольного образца на имя директора архива.Образцы заявлений * Трудовые архивы. Трудовые. Образцы заявлений. PDF. Прошу выдать архивную справку, подтверждающую стаж работы в колхозе им. Кирова . "пенсия". Все новости, помеченные "пенсия" на Мета Новостях. * Полная лента новостей · Источники · Архив. В результате. например, для учителей право на досрочную пенсию отодвинется с 25 лет трудового стажа в 2015 году до. Метки: пенсия • макулатура • горняк • образец • гривна. призвал США выполнить заявления о предоставлении Украины средств для . Обращения граждан * О подтверждении заработной платы и трудового стажа граждан, работавших в. Вашему вниманию предлагаются бланки типовых анкет- заявлений с учетом. Результаты работы над запросом в архиве оформляются в виде . Форма запроса документов, подтверждающих трудовой стаж * 12 янв 2010. Форма запроса документов, подтверждающих трудовой стаж. Рубрика: Трудовое законодательство. В архив райисполкома? И ещё . Вопрос/ответ * Образцы заявлений. Здравствуйте! Сообщаем, что в Национальном архиве Республики Казахстан на. Здравствуйте! Для получения архивной справки о трудовом стаже рекомендуем обратиться с заявлением, в котором . Прием населения * Образец заявления о выдаче архивной справки о заработной плате ( трудовом стаже). Образец заявления о принятии документов на хранение. Часы приема в управлении муниципального архива Аппарата Исполнительного .
