Движение документов сопровождается их регистрацией.
регистрации трудовых
договоров
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98). Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения, отдельно от входящих и исходящих документов. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам, каждая из которых регистрируется отдельно. Формы регистрационных журналов и книг не регламентированы в нормативных актах, работодатель самостоятельно определяет состав и расположение реквизитов в применяемых регистрационных формах.
Журнал учета трудовых договоров
Обычно трудовыми договорами дополняются личные дела работников, которые, в свою очередь, заводятся сразу после заключения трудового договора либо после выхода соответствующего приказа о зачислении на работу. Это предусмотрено инструкцией, которой рекомендовано руководствоваться всем специалистам по кадрам государственных организаций. Однако на практике личные дела не всегда заводятся на каждого работника, что вынуждает каким-либо образом систематизировать контракты, вести их учёт. Для этих целей и заводят книгу учёта или журнал учета трудовых договоров.
Способы учета трудовых договоров
Каких-либо специальных правил, которые бы регулировали порядок формирования трудовых договоров в личные дела, нет. Исключения составляют контракты, заключаемые с госслужащими, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела, куда и включается трудовой договор. В остальных же случаях можно воспользоваться следующим решением: формировать все трудовые договора работников компании в отдельное дело, где будет вестись учет документов в алфавитном порядке по фамилиям работников (другой вариант - по хронологии делопроизводственного года). Впоследствии такое дело будет включено в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения либо в целом всей организации.
Как оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
Таким образом, журнал регистрации и учета трудовых договоров является документом для делопроизводства не обязательным, однако оспорить его пользу нельзя. Так, и контракты, и дополнительные соглашения к ним удобнее всего классифицировать в виде книги. Это не только упрощает сам учет, но и не дает повода упрекнуть работодателя в какой-либо некомпетентности при конфликтах, например, с увольняемым работником. Кроме того, журнал учета трудовых договоров позволит оперативно выдавать любого рода справки.
Согласно общим правилам ведения делопроизводства в нашей стране, этот журнал должен составляться следующим образом:
обложка - выполнена из жесткой или полужесткой бумаги
титульный лист - должен включать информацию о работодателя
страницы журнала - все пронумерованы, за исключением первой (сохраняется пустой) и второй, где приводятся сведения об ответственных за ведение журнала лицах
последняя страница - должна нести текст закрыт, прошит, опечатан, сдан в архив (дата прописью), затем количество страниц, а также номера всех контрактов и дополнительных соглашений
Заключая трудовой договор с начальником отдела делопроизводства, можно указать о необходимости ведения журнала учета трудовых договоров всех сотрудников, назначив данного специалиста ответственным. Его подпись в приказе или распоряжении будет означать, что он берет на себя работу по заполнению журнала, ведению учета, а также отвечает за сохранность непосредственно самого документа.
К слову, использование данного журнала, образец которого можно скачать на нашем сайте, для внутреннего пользования оказывается куда более полезным, нежели его ведение для запросов. В частности, книга регистрации и учета трудовых контрактов может содержать графу о сути работы, выполняемой нанятым работником, а также о её результате.
Образец журнала регистрации трудовых договоров
Подборка наиболее важных документов по запросу Образец журнала регистрации трудовых договоров (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Нормативные акты . Образец журнала регистрации трудовых договоров
Приказ ФМС России от 28.06.2010 N 147
(ред. от 08.12.2014)
"О формах и порядке уведомления Федеральной миграционной службы об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности на территории Российской Федерации"
(вместе с "Порядком заполнения ходатайства иностранного гражданина о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста", "Порядком представления организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан на территории Российской Федерации, уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина", "Порядком представления работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомления о заключении и расторжении трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами (лицами без гражданства), обучающимися в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, а также о предоставлении им отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года", "Порядком представления уведомления профессиональной образовательной организацией или образовательной организацией высшего образования о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина (лица без гражданства), осуществляющего трудовую деятельность на территории Российской Федерации и обучавшегося (обучающегося) в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, или о предоставлении данному иностранному гражданину (лицу без гражданства) академического отпуска", "Порядком представления работодателями и заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами или лицами без гражданства")
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.07.2010 N 18010) Приложение
Скачать журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров необходим для того, чтобы проводить грамотный учет работников на предприятии. Это позволит осуществлять правильный контроль сотрудников. Если на предприятии не будет такого журнала, то в случае конфликта с работником, суд будет настроен в его пользу. Этот журнал позволяет вкратце описать должность и работу, которую выполняет определенный сотрудник. Журнал регистрации договоров скачать вы можете у нас. Журнал регистрации трудовых договоров скатать у нас на сайте можно бесплатно.
